Hak akses OJS sering baru dipikirkan ketika ada kejadian: naskah terhapus, pengaturan jurnal berubah sendiri, atau akun mantan pengurus masih bisa masuk. Padahal pengaturan peran pengguna adalah salah satu cara paling murah dan paling efektif untuk menjaga jurnal tetap aman dan tertib.
Mengapa Peran Pengguna di OJS Perlu Dirapikan
Open Journal Systems membagi pekerjaan editorial ke dalam peran-peran. Setiap peran membuka fungsi tertentu, misalnya mengelola pengaturan jurnal, menugaskan reviewer, atau sekadar mengirim naskah. Bila semua orang diberi peran tertinggi demi kemudahan, satu kata sandi yang bocor sudah cukup untuk membuka seluruh isi jurnal.
Prinsip yang layak dipegang adalah least privilege: setiap orang hanya diberi akses sebesar yang dibutuhkan untuk pekerjaannya. OWASP, komunitas keamanan aplikasi web, menjelaskan bahwa prinsip ini membatasi kerusakan akibat kesalahan, penyalahgunaan, atau celah perangkat lunak. Untuk jurnal kampus yang pengurusnya sering berganti, prinsip ini terasa sangat nyata. Pembahasan keamanan yang lebih luas dapat Anda baca di artikel Keamanan Website Jurnal OJS.
Mengenal Peran Utama dalam OJS
Menurut panduan pengguna OJS 3 yang saya rujuk, peran-peran utamanya kurang lebih sebagai berikut. Nama dan rincian dapat sedikit berbeda antarversi atau antarjurnal, jadi cocokkan dengan tampilan OJS Anda.
- Site Administrator: dibuat saat instalasi, mengurus seluruh situs, dan hanya ada satu.
- Journal Manager: menyiapkan situs jurnal, mengelola akun pengguna, mendaftarkan peran, membuat seksi, dan dapat mengakses semua naskah.
- Editor: mengawasi proses review, penyuntingan, dan penerbitan, termasuk menugaskan naskah ke editor seksi serta mengatur terbitan.
- Section Editor: menangani review dan penyuntingan naskah yang ditugaskan kepadanya saja.
- Author, Reviewer, dan Reader: mengirim naskah, menilai naskah, dan menerima informasi terbitan, tanpa akses pengelolaan.
- Copyeditor, Layout Editor, dan Proofreader: bertugas pada tahap penyuntingan bahasa, tata letak, dan koreksi bukti cetak.
Perhatikan bahwa Journal Manager memegang kendali yang besar atas akun pengguna. Karena itu, peran ini sebaiknya diberikan kepada segelintir orang yang benar-benar dipercaya.
Prinsip Praktis: Beri Akses Sesuai Tugas
Mulailah dari pertanyaan sederhana: apa yang sebenarnya dikerjakan orang ini setiap pekan? Asisten redaksi yang mengunggah berkas dan memantau naskah tidak perlu membuka pengaturan jurnal. Editor seksi yang hanya menangani satu bidang tidak perlu melihat seluruh naskah. Dengan begitu, kesalahan klik pun tidak berdampak ke seluruh jurnal.
Hindari pula kebiasaan satu akun dipakai bersama oleh beberapa pengurus. Akun bersama membuat jejak aktivitas kabur, sehingga sulit menelusuri siapa yang mengubah apa. Buatlah akun individual untuk setiap orang, lalu lengkapi dengan password manager dan passkey agar akun tetap kuat.
Sebagai contoh, jurnal kecil dengan lima pengurus biasanya cukup memiliki satu atau dua Journal Manager, satu Editor, dan beberapa editor seksi. Sisanya dapat bekerja dengan peran yang lebih terbatas. Bila ada pengurus yang hanya membantu sementara selama satu terbitan, daftarkan perannya sesuai tugas itu dan tarik kembali begitu terbitan selesai. Cara ini sederhana, tetapi sangat mengurangi risiko akun lama disalahgunakan.
Merapikan Akun Secara Berkala
Akun yang tidak lagi dipakai adalah pintu terbuka. Jadwalkan peninjauan akun, misalnya setiap pergantian kepengurusan atau setiap semester.
- Buka menu pengaturan pengguna dan peran, lalu daftar semua pengguna yang memegang peran pengelola dan editor.
- Cocokkan daftar itu dengan susunan redaksi terbaru. Turunkan peran bagi yang berganti tugas.
- Nonaktifkan akun mantan pengurus, bukan sekadar membiarkannya.
- Periksa akun baru yang mencurigakan, terutama bila pendaftaran mandiri dibuka lebar.
- Catat siapa yang memegang peran apa dalam satu dokumen internal agar mudah diserahterimakan.
Kebiasaan ini sejalan dengan panduan onboarding redaksi jurnal, karena anggota baru dan anggota lama sama-sama perlu kejelasan batas wewenang.
Lindungi Akun yang Berperan Besar
Akun Journal Manager dan Editor layak mendapat perlindungan ekstra. Gunakan kata sandi panjang yang unik, jangan membagikannya lewat grup percakapan, dan waspada terhadap pesan yang menyamar sebagai pemberitahuan OJS. Panduan mengenali phishing membantu pengurus tidak terjebak tautan palsu.
Jangan lupa bahwa akses juga mencakup pihak teknis. Pihak yang memasang plugin atau menjalankan pembaruan OJS biasanya memegang akses server. Berikan hanya kepada orang yang jelas tanggung jawabnya, dan cabut setelah pekerjaan selesai.
Langkah Praktis yang Bisa Dimulai Hari Ini
Tidak perlu menunggu rapat besar. Hari ini, buka daftar pengguna jurnal Anda dan hitung berapa orang yang memegang peran pengelola. Bila jumlahnya lebih banyak dari yang benar-benar diperlukan, turunkan perannya. Lalu nonaktifkan akun yang sudah tidak relevan dan catat pembagian tugas dalam satu dokumen.
Bila jurnal Anda membutuhkan pengaturan alur kerja atau tampilan yang disesuaikan dengan struktur redaksi, tersedia jasa kostumisasi Open Journal System (OJS) yang dapat membantu. Pengaturan hak akses yang rapi memang tampak sepele, tetapi inilah fondasi jurnal yang aman, tertib, dan dipercaya penulis.
Rujukan: Roles in OJS (panduan pengguna OJS 3); OJS 3 User’s Guide, UIC Library; Least Privilege Principle, OWASP.
Tinggalkan Balasan