Saya biasa menyimpan file-file penting di dalam google drive. File tersebut terkadang juga saya bagikan kepada mahasiswa atau kolega saya. Google drive sangat membantu saya dalam menyebarkan file-file penting dengan cepat tanpa ribet. Hanya cukup dengan membagikan link, mereka dapat mudah membuka file yang saya bagikan hanya menggunakan smartphone.
Namun terkadang file yang sudah terlanjur kita sebarkan filenya memiliki cacat/kesalahan yang mengharuskan untuk diganti. Solusi kurang tepat yang kadang dilakukan oleh orang lain adalah dengan cara upload ulang file kemudian kirimkan kembali link yang baru. Ini juga pernah saya lakukan dulu, namun ternyata solusi ini kurang tepat. Ini akan membuat ribet saya jika saya harus membuat link publik lagi, selain itu link file lama akan bisa mempengaruhi orang untuk mengunjungi lagi.
Solusi yang paling tepat adalah kita mengganti file versi lama dengan yang baru tanpa harus mengubah link. Google Drive telah memfasilitasi ini, jadi kita tidak perlu membuat file publik baru. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Buka dan login di goole drive Anda (https://drive.google.com) dan temukan file yang mana yang akan Anda ganti.
2. Klik kanan file tersebut lalu pilih Kelola Versi
3. Selanjutnya Anda akan melihat daftar versi yang saat ini digunakan. Klik UPLOAD VERSI BARU untuk mengganti file yang lama dan mengubah file baru.
Lalu apakah file lama akan terhapus? Jawabanya iya, jika kita tidak mengambil tindakan. Berikut informasi yang terdapat di sana:
Versi lama ‘PANDUAN SISTEMATIKA LAPORAN.docx’ dapat dihapus setelah 30 hari atau setelah 100 versi disimpan. Untuk menghindari penghapusan, pilih Simpan selamanya di menu konteks file.
Agar file kita tidak hilang selama 30 hari atau setelah 100 versi tersimpan, kita dapat mengubah pengaturannya dengan cara klik tombil titik tiga vertikal sebelah kanan versi, lalu centang Simpan selamanya. Gambar berikut dalah cara agar file tersebut tetap tersedia:
3. Setelah Anda selesai upload file versi baru, Anda akan melihat kembali tambahan file yang baru saja Anda upload. Jika dirasa sudah sesuai, silahkan klik tombol Tutup.
Mudah-mudahan dapat membantu, mohon bagikan kepada teman-teman Anda.
