Proses akreditasi jurnal ilmiah sering menjadi momok bagi banyak pengelola jurnal, terutama jurnal kampus yang baru pertama kali mengajukan. Padahal, dengan persiapan yang matang dan pemahaman terhadap kendala yang umum muncul, proses ini bisa dijalani dengan lebih tenang dan percaya diri. Artikel ini mengulas beberapa kendala paling umum dalam proses akreditasi jurnal ilmiah dan bagaimana cara menghadapinya. Semoga bermanfaat bagi pengelola jurnal, editor, dan seluruh tim redaksi yang sedang mempersiapkan akreditasi.
1. Kelengkapan Administrasi yang Belum Rapi
Kendala pertama dan paling sering ditemui adalah kelengkapan dokumen administrasi. Banyak jurnal yang telah berjalan selama beberapa tahun tetapi baru menyadari bahwa dokumen legalitas seperti SK pendirian, susunan dewan redaksi, atau surat penetapan ISSN belum terdokumentasi dengan baik. Akibatnya, saat pengajuan akreditasi, tim redaksi harus buru-buru melengkapi dokumen yang seharusnya sudah tersedia sejak awal.
Cara menghadapi: Jadikan dokumentasi administrasi sebagai kebiasaan rutin, bukan kegiatan dadakan. Simpan seluruh dokumen legalitas, SK, dan surat-surat penting dalam folder digital dan fisik yang terorganisir. Lakukan audit dokumen setiap enam bulan sekali agar tidak ada yang terlewat. Jika diperlukan, libatkan bagian administrasi fakultas atau universitas untuk membantu pengarsipan.
2. Ketidakteraturan Jadwal Terbit
Salah satu syarat utama akreditasi adalah konsistensi terbit. Jurnal yang terbit tidak sesuai jadwal — misalnya, menerbitkan dua nomor dalam satu bulan setelah sebelumnya vakum selama enam bulan — akan dinilai negatif oleh asesor. Ketidakteraturan ini juga mengurangi kepercayaan penulis dan pembaca terhadap kredibilitas jurnal.
Cara menghadapi: Buat kalender editorial tahunan yang jelas. Tentukan batas waktu akhir penerimaan naskah untuk setiap edisi, lalu patuhi tenggat tersebut. Jika jumlah naskah memadai, jangan tunda penerbitan. Manfaatkan sistem penjadwalan di platform OJS atau bahkan kalender digital sederhana untuk mengingatkan tenggat penting. Yang terpenting, bangun komitmen tim redaksi untuk menjaga ritme terbit secara konsisten.
3. Kualitas Website Jurnal yang Kurang Memadai
Di era digital, website jurnal adalah wajah pertama yang dilihat asesor dan calon penulis. Sayangnya, masih banyak jurnal yang tampil dengan website seadanya: navigasi berantakan, informasi sulit ditemukan, tidak responsif di perangkat seluler, atau bahkan tidak memiliki halaman-halaman penting seperti fokus dan ruang lingkup, pedoman penulis, atau kebijakan etika publikasi.
Cara menghadapi: Pastikan website jurnal Anda memiliki halaman-halaman wajib yang diminta asesor, yaitu: fokus dan ruang lingkup, tim editorial, proses review, pedoman penulis, kebijakan etika publikasi, dan kebijakan privasi. Tata letak yang bersih dan navigasi yang intuitif sangat membantu. Jika perlu, pertimbangkan untuk menggunakan tema website yang dirancang khusus untuk jurnal ilmiah agar semua elemen penting tersedia secara default.
Baca juga: Tips Meningkatkan Profesionalisme Website Jurnal Ilmiah untuk panduan lebih lengkap dalam memperbaiki tampilan dan konten website jurnal Anda.
4. Manajemen Peer Review yang Tidak Transparan
Proses peer review adalah jantung dari jurnal ilmiah. Kendala yang sering muncul adalah ketidakterbukaan dalam proses review — penulis tidak mendapat informasi yang jelas tentang status naskahnya, waktu review yang molor tanpa pemberitahuan, atau review yang dilakukan asal-asalan. Asesor akreditasi sangat memperhatikan bagaimana jurnal mengelola proses review ini.
Cara menghadapi: Terapkan sistem pelacakan naskah yang transparan. Penulis harus bisa mengetahui di tahap mana naskah mereka berada. Tetapkan batas waktu yang realistis untuk reviewer dan komunikasikan secara proaktif jika ada keterlambatan. Dokumentasikan seluruh proses review — siapa reviewer, berapa lama, apa keputusan dan alasannya — sebagai bukti bahwa proses berjalan sesuai standar.
5. Kurangnya Pengelolaan Referensi dan Sitasi
Akreditasi SINTA dan ARJUNA sangat memperhatikan tingkat sitasi dan pengelolaan referensi jurnal. Jurnal yang artikel-artikelnya jarang disitasi akan sulit memperoleh nilai tinggi. Banyak jurnal yang tidak secara aktif mendorong penulis untuk merujuk artikel dari terbitan sebelumnya atau dari jurnal lain yang relevan.
Cara menghadapi: Dorong penulis untuk menyitasi artikel dari terbitan jurnal Anda sebelumnya (self-citation yang wajar) dan artikel dari jurnal terindeks lainnya. Pastikan setiap artikel memiliki daftar pustaka yang lengkap dan akurat. Manfaatkan alat pengelola referensi seperti Mendeley atau Zotero untuk membantu penulis menyusun referensi secara konsisten. Semakin banyak artikel Anda disitasi, semakin baik nilai akreditasi yang diperoleh.
Lihat juga: Panduan Mengelola Referensi Ilmiah dengan Mendeley dan Zotero untuk membantu penulis dan editor dalam mengelola daftar pustaka.
6. Tim Redaksi yang Belum Solid
Akreditasi menuntut tim redaksi yang jelas peran dan tanggung jawabnya. Masalah yang sering terjadi adalah tumpang tindih tugas, ketidakjelasan pembagian kerja, atau bahkan anggota tim yang tidak aktif berkontribusi. Hal ini terlihat oleh asesor saat meninjau susunan redaksi dan pembagian tugas di website jurnal.
Cara menghadapi: Buat deskripsi tugas yang jelas untuk setiap posisi — editor-in-chief, section editor, copyeditor, layout editor, dan reviewer. Adakan rapat redaksi rutin, meskipun secara daring, untuk memastikan semua anggota tim mengetahui perkembangan dan tugas masing-masing. Jika ada anggota yang tidak aktif, segera lakukan evaluasi dan pertimbangkan untuk merotasi atau mengganti dengan yang lebih berkomitmen.
7. Minimnya Sosialisasi dan Diseminasi Jurnal
Jurnal yang baik tetapi tidak dikenal oleh komunitas akademik akan kesulitan mendapatkan naskah berkualitas dan sitasi. Asesor melihat seberapa luas jurnal dikenal dan berapa banyak naskah yang masuk setiap edisi. Jurnal yang sepi peminat menandakan bahwa upaya sosialisasi dan diseminasi masih kurang.
Cara menghadapi: Gunakan media sosial akademik seperti Google Scholar, ResearchGate, dan Academia.edu untuk mendiseminasikan artikel. Aktif di grup diskusi ilmiah dan forum-forum akademik yang relevan dengan bidang jurnal Anda. Pertimbangkan untuk bekerja sama dengan perpustakaan universitas atau asosiasi profesi untuk memperluas jangkauan. Semakin luas jurnal dikenal, semakin besar peluang untuk mendapatkan naskah dan sitasi berkualitas.
Baca juga: Memanfaatkan Media Sosial untuk Diseminasi Hasil Penelitian untuk strategi praktis memperkenalkan jurnal ke komunitas akademik yang lebih luas.
Kendala adalah Proses Belajar
Setiap jurnal ilmiah yang berhasil meraih akreditasi pasti pernah melewati berbagai kendala. Yang membedakan adalah bagaimana tim redaksi menyikapi dan mengatasinya. Dengan persiapan yang sistematis, dokumentasi yang rapi, dan komitmen untuk terus belajar, proses akreditasi bukanlah sesuatu yang perlu ditakuti.
Jika jurnal Anda membutuhkan pendampingan dalam mempersiapkan akreditasi — mulai dari audit kesiapan, penyusunan dokumen, hingga optimalisasi website jurnal — tim Sangu Ilmu siap membantu. Kami menyediakan layanan konsultasi dan pengembangan tema website jurnal yang sesuai standar akreditasi. Silakan hubungi kami melalui halaman kontak untuk informasi lebih lanjut.
Artikel terkait: Mengenal ISSN: Panduan Lengkap Mendapatkan ISSN untuk Jurnal Ilmiah — dokumen penting yang perlu disiapkan sebelum akreditasi.
Baca juga: Mengelola Jadwal Terbit Jurnal Ilmiah: Cara agar Edisi Tepat Waktu dan Konsisten untuk membantu konsistensi terbit jurnal Anda.
Tinggalkan Balasan