Dalam pengelolaan jurnal ilmiah, keputusan terberat bagi seorang editor bukan selalu soal memilih naskah terbaik, melainkan soal bagaimana menyampaikan penolakan. Setiap naskah yang masuk adalah hasil kerja keras penulis. Ketika jurnal harus menolak, rasa kecewa hampir tidak terelakkan. Namun, cara redaksi menyampaikan keputusan itu justru dapat menentukan reputasi jurnal dalam jangka panjang, bahkan di mata penulis yang ditolak.
Banyak penulis yang pernah ditolak sebuah jurnal tetap mengirimkan naskah berikutnya ke jurnal yang sama, atau bahkan menyarankan jurnal itu kepada kolega, justru karena pengalaman penolakannya diperlakukan dengan hormat. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi saat menolak bukan sekadar formalitas. Ia bagian dari mutu layanan jurnal yang nyata dan menyentuh bagaimana penulis memandang kredibilitas sebuah terbitan.
Mengapa keputusan menolak perlu disampaikan dengan bijak?
Penolakan yang disampaikan dengan asal-asalan, terlalu singkat, atau terkesan menghakimi dapat meninggalkan kesan buruk yang bertahan lama. Sebaliknya, penolakan yang jujur, spesifik, dan tetap menghargai tampak sebagai tanda bahwa jurnal benar-benar membaca dan menilai naskah dengan sungguh-sungguh. Penulis yang ditolak dengan cara ini lebih mudah menerima keputusan, dan cenderung memperbaiki naskahnya untuk kesempatan berikutnya.
Keputusan menolak yang profesional juga melindungi jurnal. Ketika alasan penolakan ditulis dengan jelas, penulis tidak lagi menebak-nebak apakah prosesnya adil atau apakah ada kelalaian. Komunikasi seperti ini menjadi bukti bahwa redaksi bekerja mengikuti kebijakan yang konsisten, bukan keputusan yang tiba-tiba. Ini sejalan dengan prinsip etika publikasi yang dianut banyak jurnal, misalnya arahan dari Committee on Publication Ethics (COPE).
Tiga kebiasaan editor yang menolak dengan santun
- Jelaskan alasan dengan ringkas dan nyata. Sebutkan hal spesifik, misalnya keselarasan naskah dengan ruang lingkup jurnal atau bagian yang masih lemah, tanpa mempermalukan penulis. Tunjukkan bahwa naskah benar-benar dibaca.
- Berikan arah, bukan hanya penutup. Bila memungkinkan, sarankan langkah perbaikan, jurnal lain yang lebih cocok, atau pengiriman ulang setelah revisi. Bantuan kecil seperti ini sangat dihargai penulis.
- Sampaikan dalam waktu yang wajar. Penolakan yang tertunda berbulan-bulan lebih menyakitkan daripada berita buruk yang datang tepat waktu. Hargai waktu penulis dengan memberi kabar sedini mungkin.
Ketiga kebiasaan tersebut tampak sederhana, tetapi konsistensinya yang membangun kepercayaan. Editor dan anggota redaksi yang baru bergabung perlu memahami standar yang sama sejak awal. Proses mengenalkan alur kerja dan ekspektasi komunikasi ini dapat dilihat dari bagaimana jurnal mendampingi onboarding redaksi jurnal bagi anggota barunya.
Penolakan yang emosional: menjaga martabat penulis
Setiap naskah melewati perjalanan panjang sebelum sampai ke meja editor. Penulis muda atau penulis yang baru pertama kali mengirim naskah biasanya yang paling sensitif terhadap cara keputusan disampaikan. Bagi mereka, penolakan yang sopan dapat menjadi pelajaran berharga, sementara penolakan yang kasar dapat membuat mereka enggan mencoba lagi. Editor yang berempati memahami bahwa di balik setiap naskah ada manusia yang mencurahkan waktu dan harapan.
Empati di sini bukan berarti melemahkan standar. Jurnal tetap harus mempertahankan kualitas dan menolak naskah yang memang di luar ruang lingkup atau belum memenuhi persyaratan. Yang dimaksud adalah cara menyampaikannya: tegas pada keputusan, tetapi lembut pada manusia. Kombinasi ini membuat penilaian tetap kredibel tanpa merusak hubungan, sejalan dengan pemahaman yang lebih luas tentang etika penulis artikel jurnal.
Menjadikan penolakan bagian dari mutu layanan jurnal
Ketika ditanya apa yang membuat sebuah jurnal profesional, banyak orang menjawab kualitas artikel yang diterbitkannya. Padahal, penulis yang ditolak juga membentuk kesan tentang jurnal. Sebuah jurnal yang menolak dengan adil, jujur, dan membantu akan dikenang karena menghargai setiap penulisnya. Inilah mutu layanan yang tidak terlihat di halaman terbitan, tetapi sangat terasa dalam jangka panjang.
Dari sisi pengelolaan, kebiasaan komunikasi yang baik turut memperkuat tata kelola jurnal menjelang kesiapan akreditasi jurnal. Aspek non-teknis seperti standar layanan, ketertelusuran keputusan, dan keseragaman pesan redaksi kerap menjadi perhatian penilai. Jurnal yang dapat menunjukkan proses tersebut terencana akan tampak lebih siap dan profesional.
Selain itu, penolakan yang ditangani dengan baik membuat penulis lebih bersedia mencoba lagi di edisi berikutnya. Penulis yang merasa dihargai prosesnya akan memperbaiki naskahnya dan mengirimkannya kembali setelah mempersiapkan diri dengan lebih baik. Membaca alur review setelah naskah dikirim dapat membantu penulis memahami bahwa penolakan adalah bagian normal dari proses, bukan akhir dari perjalanan akademik.
Penutup
Menolak naskah bukan berarti menutup pintu. Dengan komunikasi yang jelas, jujur, dan berempati, penolakan justru menjadi kesempatan untuk membangun hubungan yang lebih sehat antara jurnal dan komunitas penulisnya. Editor yang mampu menolak dengan hormat tidak hanya menjaga kualitas jurnal, tetapi juga ikut menumbuhkan budaya akademik yang saling menghargai.
Bagi jurnal yang ingin memperkuat kesan profesional ini, pemilihan tema dan layanan pendampingan yang tepat dapat membantu menjaga konsistensi komunikasi tanpa mengalihkan fokus redaksi dari substansi ilmiah. Pada akhirnya, keputusan menolak yang diperlakukan dengan serius akan menjadi salah satu ciri jurnal yang dipercaya penulisnya.
Tinggalkan Balasan