Menggunakan Gambar dan Tabel dari Sumber Lain: Izin yang Sering Terlupakan Sebelum Naskah Terbit

Di antara tumpukan naskah yang masuk ke redaksi, ada satu jenis kelalaian yang jarang disengaja tetapi cukup sering terjadi: memakai gambar, tabel, atau kutipan panjang dari karya orang lain tanpa izin. Penulis biasanya sudah mencantumkan sumbernya, jadi merasa aman. Padahal mencantumkan sumber dan memegang izin adalah dua hal yang berbeda. Yang pertama menyangkut kejujuran akademik, yang kedua menyangkut hak hukum. Artikel ini membahas sisi kedua itu, mulai dari cara membaca lisensi sampai kebiasaan sederhana yang bisa disiapkan redaksi.

Bagian naskah yang paling sering dipakai tanpa izin

Sebagian besar masalah izin tidak muncul dari niat buruk, melainkan dari kebiasaan yang dianggap wajar. Beberapa bagian naskah berikut kerap berpindah tangan tanpa pernah dibicarakan:

• foto lokasi penelitian yang diambil dari mesin pencari atau media sosial;
• skema dan diagram dari artikel lain, walau sudah digambar ulang mirip aslinya;
• tabel hasil penelitian terdahulu yang ditulis ulang dengan angka yang sama;
• grafik dari laporan lembaga resmi atau dokumen pemerintah;
• tangkapan layar aplikasi, peta daring, atau ilustrasi dari situs penyedia gambar gratis.

Gambar-gambar itu terlihat seperti pelengkap, bukan isi. Di mata hukum, keduanya sama saja: karya orang lain yang punya pemilik.

Mengapa menuliskan sumber saja belum cukup

Di Indonesia, hak cipta lahir otomatis ketika sebuah karya diwujudkan, tanpa perlu didaftarkan. UU No. 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta melindungi bentuk ungkapan sebuah karya, yaitu kalimat, gambar, komposisi, atau tampilan tabel yang khas, sementara ide dan fakta tidak bisa dimiliki siapa pun. Karena itu, mengutip gagasan orang lain dengan menyebut sumbernya memang diperbolehkan, terutama untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan kritik.

Masalahnya, menampilkan gambar utuh milik orang lain bukan sekadar mengutip. Perbuatan itu adalah memperbanyak dan menyebarkan karya orang lain, sehingga aturan yang sama tidak otomatis berlaku. Kecuali lisensi karya tersebut mengizinkannya, memakai gambar orang lain dalam artikel yang akan diterbitkan tetap memerlukan izin dari pemegang hak. Pemegang hak itu pun sering bukan penulisnya, melainkan penerbit yang sudah menerima pengalihan hak.

Tiga pertanyaan sebelum memakai gambar atau tabel

Sebelum sebuah gambar masuk ke berkas naskah, ada tiga pertanyaan yang layak dijawab lebih dahulu:

• Siapa pemegang haknya? Bisa penulis, fotografer, lembaga, atau penerbit jurnal tempat karya itu pertama terbit.
• Lisensinya apa? Semua hak dilindungi, Creative Commons dengan berbagai varian, atau sudah menjadi milik publik.
• Boleh diapakan? Dipakai ulang, dipotong, ditambah anotasi, dipakai untuk keperluan komersial, atau hanya sekadar dirujuk.

Perbedaan varian lisensi ini sering diremehkan. Lisensi yang melarang penggunaan komersial bisa menjadi masalah ketika naskah masuk ke jurnal berbayar. Lisensi yang melarang modifikasi membuat pemotongan gambar atau penambahan tanda panah di atasnya tidak lagi pantas dilakukan. Jika lisensinya tidak jelas, anggap saja perlu izin. Penjelasan ringkas tentang varian lisensi terbuka bisa dibaca di artikel Mengenal Creative Commons: Lisensi Cerdas untuk Karya Ilmiah.

Cara meminta izin dengan rapi

Permintaan izin tidak perlu panjang, tetapi harus jelas. Sebagian besar penerbit besar menyediakan layanan permintaan daring di halaman artikel mereka; sebagian lagi menerima permintaan melalui surel redaksi. Dalam permintaan itu cantumkan:

• identitas Anda dan afiliasi;
• karya yang ingin dipakai, disertai nomor gambar atau halaman dan tautan sumbernya;
• karya yang sedang Anda susun, nama jurnal, serta penerbitnya;
• bentuk penggunaan: cetak, daring, atau keduanya, dan bahasa terbitannya;
• sifat penggunaan, misalnya untuk keperluan pendidikan atau nirlaba;
• tanggal perkiraan Anda membutuhkan jawabannya.

Simpan jawaban izin itu di tempat yang sama dengan berkas naskah, lengkap dengan nomor izin apabila ada. Yang sering terjadi, bukti izin tersimpan di kotak masuk surel satu orang, lalu hilang ketika pengurus redaksi berganti. Kebiasaan menyimpan bukti izin sejak awal akan menghemat banyak waktu ketika jurnal menata ulang berkas produksinya.

Bila izin tidak bisa diperoleh

Izin tidak selalu datang cepat, dan ada kalanya pemegang hak menolak. Biasanya masih ada jalan tengah yang tetap menjaga naskah Anda kuat:

• gambar ulang diagramnya sendiri berdasarkan data, bukan meniru tampilan karya aslinya;
• sajikan data sebagai tabel baru, cukup menyebut sumber datanya di dalam teks;
• ganti foto ilustrasi dengan dokumentasi sendiri;
• tampilkan bagian kecil gambar yang benar-benar dibahas, bila aturan mengizinkan.

Khusus gambar orang, ada izin yang tidak selesai hanya dengan menghubungi pemegang hak cipta. Persetujuan subjek yang terlihat di dalam foto juga diperlukan, apalagi untuk anak, pasien, atau situasi yang sensitif. Dua hal berbeda ini perlu diminta sekaligus supaya naskah tidak tertahan pada tahap akhir.

Kesalahan yang biasa terjadi menjelang terbit

Sebagian redaksi baru teringat soal izin saat naskah dinyatakan diterima atau bahkan saat tata letak. Akibatnya jadwal terbit tertunda, dan penulis diminta berburu izin di menit terakhir. Beberapa pola yang berulang:

• izin hanya diminta secara lisan, tanpa bukti tertulis yang bisa disimpan;
• sumber dikutip di daftar pustaka, tetapi gambar tetap dipakai tanpa pernyataan izin;
• gambar diubah sedikit, lalu dianggap sudah bebas dari aturan;
• memakai kembali gambar dari artikel penulis sendiri yang sudah terbit di jurnal lain, padahal haknya bisa saja sudah berpindah ke penerbit;
• tabel disusun ulang dari karya orang lain tanpa memeriksa apakah susunannya meniru bagian yang dilindungi.

Pola terakhir berhubungan erat dengan pemakaian ulang karya sendiri, yang sering dibicarakan dalam kebijakan similarity jurnal. Mengutip diri sendiri pun tetap dihitung pemakaian ulang bila tidak dikelola dengan jujur.

Kebiasaan redaksi yang mencegah masalah

Persoalan izin tidak selesai oleh penulis dan editor yang paling teliti saja. Ia perlu menjadi bagian dari cara kerja jurnal. Sedikit penambahan pada kebiasaan rutin berikut biasanya cukup:

• cantumkan syarat izin di panduan penulis, termasuk siapa yang mengurus dan format buktinya;
• minta pernyataan izin saat naskah dikirim, bukan saat sudah diterima;
• siapkan satu folder bukti izin untuk setiap artikel beserta catatan nomor izinnya;
• tunjuk satu orang yang memeriksa keterangan gambar, apakah tertulis sumber dan izinnya;
• sediakan jalan keluar baku, misalnya mengganti gambar pada tahap revisi bila izin tak kunjung datang.

Kebiasaan seperti ini terlihat kecil, tetapi berkaitan langsung dengan wajah jurnal di mata asesor dan pembaca. Jurnal yang konsisten soal izin menunjukkan bahwa alur kerjanya berjalan, dan itu bagian dari etika publikasi ilmiah yang dinilai jauh sebelum akreditasi diurus. Ketika terjadi kekeliruan pun, jurnal yang menyimpan bukti bisa memperbaiki keadaan dengan tenang, sebagaimana dijelaskan dalam artikel tentang kebijakan retraksi artikel.

Mulai dari satu halaman

Menertibkan izin tidak selalu berarti menambah pekerjaan baru. Cukup mulai dari satu paragraf di panduan penulis dan satu berkas sederhana untuk menyimpan bukti. Bila Anda ingin melihat di tahap mana masalah izin biasanya muncul, gambaran umum alur naskah bisa dibaca di artikel tentang perjalanan naskah di jurnal ilmiah.

Pada akhirnya, izin bukan urusan birokrasi yang menghambat publikasi. Ia adalah cara sederhana untuk mengakui bahwa karya orang lain punya pemilik, dan bahwa reputasi sebuah jurnal dibangun dari perhatian pada hal-hal kecil seperti ini.

Rujukan resmi untuk membaca aturannya: UU No. 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta (JDIH BPK), serta FAQ Creative Commons untuk memahami atribusi dan batas pemakaian karya berlisensi terbuka.