Banyak pengelola jurnal langsung memikirkan reviewer ketika naskah baru masuk. Padahal, sebelum naskah dikirim ke reviewer, ada satu tahap sederhana yang sangat menentukan kerapian alur editorial: triase naskah. Triase adalah pemeriksaan awal untuk memastikan naskah layak diproses lebih lanjut, sesuai ruang lingkup jurnal, dan tidak bermasalah secara administratif.
Dalam pengelolaan jurnal berbasis OJS, tahap ini dapat membantu editor bekerja lebih tenang. Naskah yang sejak awal tidak sesuai fokus jurnal, formatnya terlalu jauh dari template, atau belum memenuhi etika publikasi dapat ditangani lebih cepat. Hasilnya, reviewer tidak terbebani oleh naskah yang sebenarnya belum siap dinilai secara substansi.
Mengapa triase penting untuk jurnal ilmiah?
Triase naskah bukan bertujuan mempersulit penulis. Justru tahap ini membantu jurnal menjaga mutu layanan editorial. Penulis mendapatkan arahan yang lebih jelas, editor memiliki dasar keputusan yang rapi, dan reviewer menerima naskah yang lebih siap untuk dinilai.
Bagi jurnal kampus yang sedang membangun reputasi, triase juga membantu menjaga konsistensi. Artikel yang masuk bisa sangat beragam: ada yang belum sesuai gaya selingkung, rujukannya kurang kuat, metadata tidak lengkap, atau topiknya berada di luar cakupan jurnal. Jika semua langsung diteruskan ke tahap review, proses editorial mudah menumpuk dan waktu tunggu menjadi panjang.
Hal yang perlu diperiksa pada tahap awal
Pemeriksaan awal sebaiknya dibuat sederhana, tidak terlalu teknis, dan mudah diikuti oleh editor. Beberapa poin berikut dapat dijadikan daftar cek awal sebelum naskah masuk ke proses review:
- Kesesuaian topik dengan focus and scope jurnal.
- Kelengkapan identitas naskah, metadata, abstrak, kata kunci, dan daftar pustaka.
- Kepatuhan terhadap template atau gaya selingkung jurnal.
- Indikasi kesamaan naskah, etika publikasi, dan potensi konflik kepentingan.
- Keterbacaan umum naskah, struktur artikel, serta kejelasan tujuan penelitian.
Daftar cek ini dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing jurnal. Yang penting, editor memiliki pegangan yang sama sehingga keputusan awal tidak terasa subjektif atau berubah-ubah antar edisi.
Cara menerapkan triase di OJS secara praktis
Pada OJS, triase dapat dilakukan sejak naskah berada di tahap Submission. Editor dapat membaca metadata, file naskah, komentar penulis, dan dokumen pelengkap sebelum menentukan langkah berikutnya. Jika naskah belum sesuai, editor bisa mengirim catatan perbaikan awal atau menolak dengan alasan yang sopan dan jelas.
Agar lebih tertib, pengelola jurnal dapat menyiapkan template pesan untuk beberapa kondisi umum. Misalnya, pesan untuk naskah di luar scope, pesan untuk format yang belum sesuai template, atau pesan untuk metadata yang belum lengkap. Template ini tidak harus panjang. Kalimat yang ringkas, sopan, dan spesifik sering kali lebih membantu penulis dibanding pesan yang terlalu umum.
Jika jurnal masih merapikan tampilan dan struktur OJS, artikel tentang rekomendasi tema OJS gratis dapat menjadi bahan awal untuk melihat bagaimana tampilan jurnal bisa dibuat lebih profesional. Pengelola juga bisa membaca panduan teknis seperti mengaktifkan email verifikasi pendaftar di OJS agar alur pengguna lebih tertata.
Peran editor, section editor, dan reviewer
Triase akan berjalan baik jika pembagian peran di jurnal sudah jelas. Editor utama biasanya menentukan kebijakan umum dan keputusan awal. Section editor dapat membantu mengecek kesesuaian bidang atau fokus artikel. Reviewer sebaiknya dilibatkan setelah naskah dianggap cukup layak untuk dinilai dari sisi substansi.
Dengan pembagian peran seperti ini, reviewer tidak perlu menghabiskan waktu untuk menilai naskah yang belum memenuhi syarat dasar. Editor juga dapat menjaga komunikasi dengan penulis secara lebih profesional. Bagi jurnal yang menargetkan peningkatan mutu dan akreditasi, kerapian proses semacam ini sering kali menjadi nilai penting karena menunjukkan adanya manajemen editorial yang konsisten.
Dokumentasi kecil yang berdampak besar
Salah satu kebiasaan yang sering terlupakan adalah mencatat alasan keputusan awal. Catatan ini tidak harus rumit. Cukup tulis poin utama: apakah naskah sesuai scope, apakah format sudah mendekati template, apakah ada catatan etika, dan apa rekomendasi tindak lanjutnya. Dokumentasi seperti ini bermanfaat ketika tim editor berganti, ketika ada pertanyaan dari penulis, atau ketika jurnal melakukan evaluasi internal.
Pengelola jurnal juga dapat mengacu pada dokumentasi resmi PKP tentang OJS untuk memahami alur editorial secara lebih menyeluruh. Untuk kebutuhan akreditasi nasional, informasi dari ARJUNA juga dapat menjadi rujukan penting terkait standar dan proses penilaian jurnal.
Membuat kebijakan triase yang manusiawi
Agar triase tidak terasa kaku, jurnal sebaiknya menuliskan kebijakan awal dengan bahasa yang mudah dipahami. Jelaskan bahwa pemeriksaan awal dilakukan untuk menjaga kesesuaian naskah dengan ruang lingkup, kelengkapan dokumen, dan standar dasar publikasi ilmiah. Dengan begitu, penulis memahami bahwa keputusan awal bukan semata-mata penolakan, melainkan bagian dari proses menjaga mutu jurnal.
Editor juga perlu menjaga nada komunikasi. Hindari pesan yang terlalu pendek seperti “naskah tidak sesuai” tanpa penjelasan. Berikan alasan singkat dan, bila memungkinkan, saran perbaikan. Komunikasi yang baik akan membuat penulis lebih siap memperbaiki naskah atau mengirimkan karya ke jurnal yang lebih sesuai.
Penutup
Triase naskah adalah langkah sederhana, tetapi dampaknya besar bagi kualitas pengelolaan jurnal. Dengan pemeriksaan awal yang rapi, editor dapat mengurangi beban reviewer, mempercepat keputusan editorial, dan memberi pengalaman yang lebih baik kepada penulis.
Bagi jurnal yang menggunakan OJS, triase sebaiknya dipandang sebagai bagian dari budaya kerja editorial, bukan sekadar formalitas. Mulailah dari daftar cek sederhana, template pesan yang sopan, dan pembagian peran yang jelas. Jika tampilan, struktur, atau alur OJS jurnal masih perlu dibenahi, Sangu Ilmu menyediakan berbagai panduan seputar OJS, termasuk referensi seperti deposit DOI di OJS 3.4 yang dapat membantu pengelola jurnal bekerja lebih tertib.
Tinggalkan Balasan