Dalam pengelolaan jurnal ilmiah, reviewer memiliki peran penting untuk menjaga mutu naskah sebelum diterbitkan. Namun, proses review tidak hanya bergantung pada kemampuan teknis di OJS. Cara editor mengundang reviewer, menjelaskan kebutuhan review, dan menghargai waktu mereka juga sangat menentukan kelancaran alur editorial.
Banyak jurnal kampus sebenarnya sudah memiliki tim editor yang aktif, tetapi masih mengalami kendala ketika meminta kesediaan reviewer. Ada reviewer yang lambat merespons, ada yang menerima tetapi tidak menyelesaikan review, dan ada pula yang menolak karena informasi awal kurang jelas. Kondisi seperti ini bisa dikurangi jika undangan review disusun secara lebih rapi, sopan, dan realistis.
Mengapa etika mengundang reviewer penting?
Reviewer umumnya bekerja di tengah kesibukan mengajar, meneliti, membimbing mahasiswa, dan menjalankan tugas akademik lain. Karena itu, undangan review sebaiknya tidak terasa seperti perintah mendadak, melainkan ajakan profesional yang memberi informasi cukup agar reviewer dapat mengambil keputusan dengan nyaman.
Etika yang baik juga membantu membangun kepercayaan. Reviewer akan lebih mudah bersedia membantu jurnal yang komunikasinya jelas, batas waktunya wajar, dan proses editorialnya tertib. Dalam jangka panjang, hal ini dapat memperkuat jejaring reviewer dan meningkatkan reputasi jurnal.
Informasi yang sebaiknya ada dalam undangan review
Saat mengirim undangan melalui OJS, editor sebaiknya memastikan pesan undangan memuat beberapa informasi pokok. Pertama, judul naskah atau gambaran singkat topik naskah. Reviewer perlu mengetahui apakah bidang naskah sesuai dengan keahliannya.
Kedua, cantumkan batas waktu yang jelas. Hindari memberi tenggat yang terlalu singkat, kecuali jurnal memang memiliki alasan khusus. Untuk banyak jurnal ilmiah, rentang dua sampai empat minggu sering lebih realistis dibanding meminta review selesai hanya dalam beberapa hari.
Ketiga, jelaskan harapan review secara sederhana. Misalnya, reviewer diminta menilai kebaruan topik, kesesuaian metode, kekuatan argumen, kelengkapan rujukan, dan kejelasan bahasa. Penjelasan seperti ini membuat reviewer memahami fokus penilaian tanpa perlu menebak-nebak.
Gunakan bahasa yang sopan dan tidak memaksa
Undangan reviewer sebaiknya menggunakan bahasa profesional, ringkas, dan menghargai. Editor dapat membuka pesan dengan ucapan terima kasih atas perhatian reviewer, lalu menjelaskan bahwa jurnal mengundang beliau untuk menelaah naskah sesuai bidang keahlian. Hindari kalimat yang terlalu kaku atau seolah-olah reviewer wajib menerima tugas tersebut.
Selain itu, beri ruang bagi reviewer untuk menolak jika sedang tidak memiliki waktu atau jika terdapat konflik kepentingan. Sikap ini penting untuk menjaga kualitas review dan integritas publikasi. Reviewer yang menolak karena alasan etis bukan berarti tidak mendukung jurnal; justru mereka membantu menjaga proses editorial tetap sehat.
Sesuaikan template OJS agar lebih manusiawi
OJS menyediakan template email untuk berbagai kebutuhan editorial, termasuk undangan review dan pengingat. Template ini sebaiknya tidak dibiarkan terlalu generik. Pengelola jurnal dapat menyesuaikan kalimat pembuka, instruksi, dan penutup agar lebih sesuai dengan karakter jurnal.
Namun, penyesuaian template tidak perlu berlebihan. Yang penting, informasi utama mudah dipahami dan tidak menimbulkan kebingungan. Jika jurnal sedang merapikan alur editorial, artikel tentang triase naskah jurnal di OJS dapat menjadi bacaan pendukung agar editor lebih mudah memilah naskah sebelum dikirim ke reviewer.
Jangan mengirim naskah yang belum siap direview
Salah satu bentuk menghargai reviewer adalah memastikan naskah sudah melewati pemeriksaan awal. Naskah yang formatnya sangat berantakan, tidak mengikuti template, atau jelas tidak sesuai fokus dan ruang lingkup jurnal sebaiknya tidak langsung dikirim ke reviewer.
Editor dapat meminta penulis memperbaiki kelengkapan awal terlebih dahulu. Untuk membantu konsistensi naskah, pengelola jurnal juga dapat memperkuat gaya selingkung jurnal ilmiah agar penulis memahami standar penulisan sejak awal.
Berikan pengingat dengan cara yang wajar
Pengingat review memang diperlukan, tetapi frekuensinya harus bijak. Jika tenggat sudah dekat, editor dapat mengirim pengingat singkat dan sopan. Jika reviewer belum merespons setelah beberapa kali pengingat, editor perlu mempertimbangkan untuk mengundang reviewer lain agar proses naskah tidak terlalu lama tertahan.
Dalam pengelolaan jurnal, ketepatan waktu penting, tetapi menjaga hubungan baik dengan reviewer juga tidak kalah penting. Komunikasi yang terlalu menekan dapat membuat reviewer enggan membantu pada kesempatan berikutnya.
Perkuat profesionalitas jurnal dari hal kecil
Undangan reviewer mungkin terlihat seperti bagian kecil dari pengelolaan jurnal. Namun, dari pesan singkat itu reviewer dapat menilai apakah jurnal dikelola dengan serius, tertib, dan menghargai proses ilmiah. Karena itu, pengelola jurnal sebaiknya memperlakukan komunikasi editorial sebagai bagian dari wajah profesional jurnal.
Profesionalitas juga tampak dari tampilan website, navigasi informasi, dan kelengkapan halaman jurnal. Jika pengelola ingin memperbaiki kesan awal pembaca dan calon reviewer, referensi tentang tema OJS untuk tampilan jurnal yang lebih profesional bisa menjadi titik awal yang praktis.
Sebagai rujukan etika publikasi yang lebih luas, pengelola jurnal juga dapat mempelajari panduan dari Committee on Publication Ethics (COPE). Prinsip transparansi, konflik kepentingan, dan tanggung jawab editorial sangat relevan dalam proses review.
Penutup
Mengundang reviewer bukan sekadar menekan tombol kirim di OJS. Editor perlu menyusun komunikasi yang jelas, sopan, dan menghargai waktu reviewer. Dengan undangan yang baik, proses review dapat berjalan lebih lancar, hubungan akademik tetap terjaga, dan kualitas jurnal semakin kuat.
Jurnal yang ingin berkembang tidak hanya membutuhkan sistem yang berfungsi, tetapi juga budaya editorial yang tertib dan manusiawi. Perbaikan kecil pada cara mengundang reviewer dapat menjadi langkah penting menuju pengelolaan jurnal yang lebih profesional.
Tinggalkan Balasan