Ketika satu edisi jurnal berhasil terbit, pekerjaan redaksi sering dianggap selesai. Naskah sudah tampil di website, penulis sudah mendapat tautan artikel, dan pembaca sudah bisa mengakses terbitan terbaru. Padahal, justru pada momen setelah terbit inilah redaksi memiliki kesempatan penting untuk belajar: apa yang sudah berjalan baik, apa yang masih menghambat, dan bagian mana yang perlu diperbaiki sebelum edisi berikutnya.
Evaluasi setelah terbit tidak perlu dibuat rumit. Redaksi jurnal kampus, asosiasi, maupun lembaga pendidikan bisa memulainya dengan pertemuan singkat, catatan sederhana, dan daftar tindak lanjut yang realistis. Tujuannya bukan mencari siapa yang salah, melainkan membuat alur editorial semakin rapi dari waktu ke waktu.
Mengapa evaluasi setelah terbit penting?
Dalam pengelolaan jurnal ilmiah, masalah kecil yang dibiarkan berulang dapat menjadi beban besar. Misalnya, naskah sering terlambat masuk tahap review, informasi untuk penulis kurang jelas, template tidak digunakan secara konsisten, atau komunikasi antara editor dan reviewer masih tercecer di banyak kanal. Jika tidak dievaluasi, masalah yang sama dapat muncul lagi pada edisi berikutnya.
Evaluasi membantu redaksi melihat proses secara lebih utuh. Bukan hanya melihat hasil akhir berupa artikel yang sudah terbit, tetapi juga perjalanan naskah sejak masuk, diperiksa, direview, direvisi, disunting, hingga dipublikasikan. Dengan begitu, perbaikan dapat dilakukan pada titik yang memang paling membutuhkan perhatian.
Mulai dari data sederhana
Redaksi tidak harus langsung membuat laporan panjang. Beberapa data sederhana sudah cukup untuk memulai evaluasi. Misalnya jumlah naskah yang masuk, jumlah naskah yang diterima, naskah yang ditolak di awal, lama rata-rata proses review, jumlah reviewer yang merespons tepat waktu, serta kendala teknis yang muncul saat pengelolaan naskah di OJS.
Data ini dapat dicatat dalam spreadsheet, dokumen bersama, atau notulen rapat redaksi. Yang penting, catatan tersebut mudah ditemukan kembali. Jika redaksi menggunakan OJS, beberapa informasi dapat dilihat dari riwayat pengiriman, status naskah, dan catatan diskusi editorial. Tidak perlu semua hal dianalisis secara teknis; cukup ambil informasi yang benar-benar membantu pengambilan keputusan.
Pertanyaan evaluasi yang mudah dijawab
Agar evaluasi tidak melebar, redaksi dapat menggunakan beberapa pertanyaan inti. Apakah jadwal terbit tercapai? Tahap mana yang paling sering terlambat? Apakah penulis memahami instruksi dengan baik? Apakah reviewer mendapat arahan yang cukup jelas? Apakah editor bagian memiliki beban yang seimbang? Apakah artikel tampil rapi di halaman jurnal?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijawab secara singkat. Misalnya, “review terlambat karena undangan reviewer dikirim terlalu dekat dengan batas waktu,” atau “banyak penulis belum mengikuti format referensi karena panduan penulis kurang menonjol.” Jawaban sederhana seperti ini sudah bisa menjadi dasar perbaikan yang konkret.
Hubungkan evaluasi dengan SOP redaksi
Hasil evaluasi sebaiknya tidak berhenti sebagai catatan rapat. Setiap temuan perlu dihubungkan dengan SOP atau kebiasaan kerja redaksi. Jika masalahnya ada pada pergantian editor, redaksi dapat menyiapkan panduan orientasi seperti yang dibahas dalam artikel orientasi editor baru jurnal ilmiah. Jika kendalanya pada jadwal, redaksi dapat memperkuat kalender editorial jurnal ilmiah agar tenggat lebih mudah dipantau.
Untuk masalah kualitas masukan reviewer, evaluasi dapat diarahkan pada rubrik atau panduan penilaian. Redaksi bisa membaca kembali gagasan dalam artikel rubrik review jurnal ilmiah. Sementara itu, jika temuan berkaitan dengan konsistensi keputusan, redaksi dapat memperkuat kebijakan internal seperti dalam pembahasan kebijakan editorial jurnal ilmiah.
Buat tindak lanjut yang kecil tetapi jelas
Kesalahan umum dalam evaluasi adalah membuat terlalu banyak rencana perbaikan sekaligus. Akibatnya, tidak ada yang benar-benar selesai. Lebih baik redaksi memilih tiga sampai lima tindak lanjut yang paling penting. Misalnya memperbarui panduan penulis, membuat template email untuk reviewer, menata ulang informasi di halaman jurnal, atau menetapkan jadwal pemeriksaan naskah setiap pekan.
Setiap tindak lanjut sebaiknya memiliki penanggung jawab dan batas waktu. Tidak harus formal berlebihan, tetapi cukup jelas agar tidak hilang setelah rapat selesai. Contohnya: “Sekretaris redaksi memperbarui panduan penulis sebelum akhir bulan,” atau “Editor bagian menyiapkan daftar reviewer cadangan untuk bidang tertentu.” Dengan cara ini, evaluasi berubah menjadi aksi yang dapat dipantau.
Perhatikan juga tampilan dan pengalaman pembaca
Evaluasi setelah terbit tidak hanya tentang proses internal. Redaksi juga perlu melihat bagaimana pembaca dan penulis menemukan informasi di website jurnal. Apakah halaman arsip mudah dibaca? Apakah metadata artikel lengkap? Apakah tombol unduh PDF terlihat jelas? Apakah informasi penerbit, fokus dan ruang lingkup, serta etika publikasi mudah ditemukan?
Tampilan website jurnal yang rapi dapat meningkatkan kepercayaan. Bagi jurnal yang sedang menata profesionalitas, artikel tentang halaman profil jurnal ilmiah yang meyakinkan dapat menjadi bacaan pendamping. Untuk rujukan praktik etika publikasi yang lebih luas, redaksi juga dapat merujuk sumber seperti Committee on Publication Ethics (COPE).
Jadikan evaluasi sebagai budaya, bukan beban
Evaluasi terbaik adalah evaluasi yang dapat dilakukan secara berkelanjutan. Tidak harus panjang, tidak harus menunggu masalah besar, dan tidak harus selalu melibatkan semua orang dalam rapat berjam-jam. Redaksi dapat membuat format ringkas: capaian edisi, kendala utama, keputusan perbaikan, dan tindak lanjut untuk edisi berikutnya.
Jika dilakukan secara rutin, kebiasaan ini akan membantu jurnal menjadi lebih tertib. Editor baru lebih mudah memahami alur kerja, reviewer mendapat arahan yang lebih jelas, penulis menerima informasi yang lebih konsisten, dan pembaca menikmati tampilan terbitan yang lebih profesional. Pada akhirnya, mutu jurnal tidak hanya dibangun saat naskah diproses, tetapi juga saat redaksi mau belajar setelah edisi terbit.
Bagi pengelola jurnal yang sedang memperbaiki alur editorial, evaluasi setelah terbit adalah langkah kecil yang sangat bernilai. Mulailah dari catatan sederhana, pilih perbaikan yang paling berdampak, lalu ulangi pada setiap edisi. Dari kebiasaan kecil inilah profesionalitas jurnal dapat tumbuh lebih stabil.
Tinggalkan Balasan