Memperbarui OJS sering terasa menakutkan bagi pengelola jurnal. Satu langkah keliru bisa membuat situs tidak terbuka, padahal di dalamnya ada naskah, data reviewer, dan arsip terbitan bertahun-tahun. Kabar baiknya, update OJS yang aman sebenarnya soal disiplin persiapan: cadangkan dulu, uji di salinan, baru kerjakan di situs asli.
Artikel ini merangkum alur yang masuk akal bagi pengelola jurnal kampus, dengan merujuk pada panduan resmi PKP (Public Knowledge Project) sebagai pengembang OJS.
Mengapa Jurnal Perlu Tetap Diperbarui
PKP menyatakan bahwa menjalankan versi terkini menjaga akses ke perbaikan bug dan kompatibilitas dengan layanan pihak ketiga serta platform pengindeks. Pada halaman unduhnya, PKP kini merekomendasikan tiga jalur: OJS 3.5 LTS (rilis 3.5.0-5 pada akhir Juni 2026), OJS 3.4 (3.4.0-11 per 18 September 2026), dan OJS 3.3 LTS yang dijanjikan mendapat perbaikan keamanan kritis setidaknya hingga 1 Januari 2027. Rinciannya dapat dicek di halaman unduh OJS, karena nomor versi akan terus bergeser.
Artinya, jurnal yang masih berjalan di versi lama sebaiknya menyusun rencana pindah sebelum masa dukungan versinya berakhir, bukan menunggu sampai ada masalah. Untuk gambaran keamanan yang lebih luas, baca juga 7 langkah mencegah peretasan situs jurnal OJS.
Cadangkan Dulu: Database dan Folder Berkas
Panduan PKP menegaskan dua hal yang wajib dicadangkan sebelum pembaruan: database dan folder berkas (files directory), tempat naskah dan lampiran disimpan. Pengumuman rilis 3.5.0-5 juga mengingatkan agar pengelola memiliki cadangan lengkap basis data dan berkas sebelum memperbarui, serta membaca panduan upgrade langkah demi langkah (pengumuman rilis PKP).
Sebagai kebiasaan baik, salin pula berkas konfigurasi, folder unggahan publik, dan daftar plugin atau tema tambahan yang terpasang. Simpan cadangan di dua tempat berbeda, misalnya server dan penyimpanan terpisah milik institusi, lalu pastikan berkasnya benar-benar bisa dibuka.
Uji Coba di Salinan Situs Sebelum Menyentuh yang Asli
Dokumentasi PKP untuk migrasi antarversi menyarankan membuat salinan sandbox terlebih dahulu. Di sana tim teknis bisa menemukan masalah, memperkirakan lama proses, dan mengenali tampilan baru. Pembaruan dianggap berhasil jika semua naskah dan berkas tetap ada dan tampilan berjalan normal (panduan PKP). Prinsipnya sama untuk pembaruan versi 3.x.
Selama uji coba, nonaktifkan atau ganti alamat email di salinan agar penulis dan reviewer sungguhan tidak menerima surel percobaan, dan batasi akses agar mesin pencari tidak mengindeks situs tiruan tersebut.
Langkah Praktis Menjalankan Pembaruan
- Tentukan jadwal pembaruan di luar masa padat, misalnya setelah edisi terbit, lalu umumkan jeda layanan kepada tim redaksi.
- Buat cadangan database dan folder berkas, lalu simpan di dua lokasi.
- Jalankan seluruh proses di salinan sandbox sesuai panduan upgrade resmi dan catat setiap kendala.
- Periksa plugin dan tema tambahan: pastikan versinya mendukung rilis OJS tujuan, atau siapkan alternatifnya.
- Lakukan pembaruan di situs asli saat jurnal sedang dijeda, mengikuti catatan dari uji coba.
- Setelah selesai, periksa naskah, berkas, halaman terbitan, pengiriman email, dan alur submit dari sisi penulis.
Satu catatan penting dari PKP: instalasi yang masih di bawah versi 3.3 perlu naik dulu ke 3.3 sebelum menuju 3.5. Jadi, jurnal dengan versi sangat lama harus menyiapkan waktu lebih panjang dan melakukannya bertahap.
Sediakan juga rencana mundur (rollback). Tentukan sejak awal batas waktu pengerjaan, dan jika hasil pemeriksaan akhir tidak memuaskan, kembalikan situs dari cadangan lalu perbaiki masalahnya di salinan uji. Dengan rencana seperti ini, jurnal tidak perlu lama tertutup, dan redaksi tetap tenang karena tahu jalan keluarnya. Beri tahu penulis dan reviewer lewat pengumuman singkat bahwa layanan akan dijeda sebentar.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Kesalahan paling umum adalah memperbarui langsung di situs produksi tanpa cadangan yang teruji. Berikutnya, mengabaikan plugin atau tema kustom yang belum kompatibel, sehingga tampilan berubah atau fitur hilang. Ada pula pengelola yang menunda terus karena takut, lalu baru bertindak setelah situs bermasalah. Beberapa jebakan lain sudah kami bahas di 5 kesalahan editor pemula saat mengelola OJS.
Jangan lupa mencatat versi OJS, plugin, dan tema yang dipakai, serta siapa yang berwenang menjalankan pembaruan. Catatan ini mencegah pengetahuan teknis hanya tersimpan di satu orang.
Kapan Perlu Bantuan Profesional
Jika tim kampus tidak memiliki staf teknis, tidak ada salahnya melibatkan pihak yang berpengalaman. Pertimbangkan dengan teliti, seperti diuraikan dalam hal-hal yang tidak tercantum di brosur mitra layanan OJS. Bila Anda memerlukan penyesuaian tema atau fitur, tersedia pula layanan kustomisasi OJS. Pengelola yang baru memakai OJS 3.4 dan sedang mengurus DOI juga bisa membaca cara deposit DOI secara manual di Crossref.
Penutup: Mulai dari Satu Cadangan Hari Ini
Langkah pertama tidak perlu menunggu jadwal upgrade. Hari ini, cek versi OJS jurnal Anda, buat satu cadangan database dan berkas, lalu coba pulihkan di komputer atau server uji. Jika cadangan itu berhasil dibuka, Anda sudah menyelesaikan separuh persiapan pembaruan yang aman.
Tinggalkan Balasan