Pendahuluan
Menjadi editor jurnal ilmiah adalah tanggung jawab besar. Anda tidak hanya mengelola naskah, tetapi juga menjaga kredibilitas dan kualitas publikasi jurnal. Sayangnya, banyak editor pemula — terutama yang baru pertama kali menggunakan Open Journal System (OJS) — sering melakukan kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari.
Kesalahan-kesalahan ini tidak hanya memperlambat proses penerbitan, tetapi juga bisa menurunkan kepercayaan penulis dan pembaca. Dalam artikel ini, kita akan membahas lima kesalahan paling umum yang dilakukan editor jurnal pemula saat mengelola OJS, lengkap dengan solusi praktisnya.
OJS memang dirancang untuk mempermudah pengelolaan jurnal, tetapi tanpa pemahaman yang benar, platform ini bisa terasa rumit dan membingungkan. Oleh karena itu, mengenali kesalahan-kesalahan umum sejak awal akan membantu Anda menjalankan OJS dengan lebih efektif.
1. Tidak Memahami Alur Kerja (Workflow) OJS dengan Baik
OJS memiliki alur kerja editorial yang sudah terstruktur: Submission → Review → Copyediting → Production → Publication. Kesalahan paling umum adalah editor pemula yang langsung mempublikasikan naskah tanpa melalui tahapan review dan copyediting dengan benar.
Akibatnya, naskah yang belum direview secara memadai bisa lolos ke publikasi, yang berujung pada penurunan kualitas jurnal. Solusinya: pelajari setiap tahapan di OJS, atur hak akses setiap pengguna dengan tepat, dan jangan lewati proses review kecuali untuk naskah undangan (invited paper) yang memang sudah disepakati.
Salah satu cara terbaik untuk memahami workflow adalah dengan mencoba simulasi. Buatlah akun pengguna dengan peran berbeda — author, reviewer, editor, dan section editor — lalu jalankan simulasi satu naskah dari submission hingga publikasi. Dengan begitu, Anda akan paham bagaimana setiap peran berinteraksi dalam sistem.
Jika Anda masih baru dengan OJS, ada baiknya membaca panduan tentang kebijakan editorial jurnal ilmiah yang bisa menjadi pegangan awal redaksi.
2. Mengabaikan Metadata Artikel
Metadata adalah data tentang artikel yang membantu jurnal Anda ditemukan di mesin pencari, Google Scholar, dan basis data indeksasi seperti SINTA atau DOAJ. Banyak editor pemula mengabaikan kelengkapan metadata — seperti abstrak bahasa Inggris, kata kunci, afiliasi penulis, dan referensi yang terformat rapi.
Padahal, metadata yang tidak lengkap adalah salah satu alasan utama jurnal ditolak saat pengajuan akreditasi atau indeksasi. Gunakan fitur metadata OJS yang sudah tersedia dan biasakan memeriksa kelengkapan metadata setiap naskah sebelum masuk ke tahap produksi.
Jangan lupa juga untuk membaca panduan tentang etika publikasi ilmiah yang erat kaitannya dengan kelengkapan metadata dan transparansi informasi artikel.
Tips praktis: buatlah daftar periksa (checklist) metadata yang harus dipenuhi setiap naskah, dan jadikan checklist tersebut sebagai bagian dari proses submission. Dengan cara ini, penulis sudah melengkapi metadata sejak awal dan editor tidak perlu mengejar-ngejar penulis untuk melengkapi data.
3. Tidak Memiliki Kebijakan Editorial yang Jelas
Kebijakan editorial adalah fondasi pengelolaan jurnal. Tanpa kebijakan yang jelas, editor akan kesulitan mengambil keputusan secara konsisten. Contohnya: kebijakan tentang plagiarisme, batas toleransi similaritas, proses review, dan sanksi untuk pelanggaran etika.
Banyak jurnal pemula yang baru membuat kebijakan saat akan mengajukan akreditasi, padahal kebijakan ini seharusnya sudah tersedia sejak jurnal pertama kali menerima naskah. Buatlah dokumen kebijakan yang mudah diakses di halaman website jurnal, seperti bagian “Focus and Scope”, “Peer Review Process”, “Publication Ethics”, dan “Author Guidelines”.
Jika Anda ingin tampilan website jurnal yang lebih profesional, pertimbangkan untuk menggunakan tema OJS gratis yang direkomendasikan agar halaman kebijakan dan informasi jurnal tertata dengan baik.
4. Manajemen Reviewer yang Buruk
Reviewer adalah aset berharga bagi jurnal ilmiah. Sayangnya, banyak editor pemula yang tidak memiliki database reviewer yang memadai. Akibatnya, naskah menumpuk di meja editor karena tidak ada reviewer yang tersedia atau reviewer yang diundang tidak merespons.
Beberapa kesalahan spesifik dalam manajemen reviewer: mengundang reviewer yang tidak sesuai bidang, tidak memberikan batas waktu review yang jelas, dan tidak mengirimkan pengingat otomatis. OJS sebenarnya sudah menyediakan fitur pengingat otomatis — manfaatkan fitur tersebut. Selain itu, bangun jaringan reviewer dari berbagai universitas dan selalu perbarui database reviewer Anda secara berkala.
Untuk mempermudah alur editorial, pastikan Anda juga mengatur proses triase naskah jurnal sejak awal agar naskah yang masuk bisa langsung diarahkan ke reviewer yang tepat.
5. Tidak Backup Data dan Tidak Update OJS
Ini adalah kesalahan yang paling berbahaya karena dampaknya bisa fatal. Server bisa down, database bisa corrupt, atau OJS bisa diretas. Jika tidak ada backup, seluruh data naskah, review, dan terbitan jurnal bisa hilang dalam sekejap.
Selain backup, memperbarui OJS ke versi terbaru juga penting. Setiap rilis OJS biasanya membawa perbaikan keamanan dan fitur baru yang memudahkan pengelolaan jurnal. Banyak editor yang enggan update karena takut ribet, padahal proses update OJS cukup sederhana jika dilakukan secara berkala.
Jika Anda merasa kerepotan mengurus teknis OJS sendiri, Anda bisa menggunakan jasa pembuatan dan pengelolaan jurnal online yang membantu Anda fokus pada pengelolaan konten jurnal tanpa pusing soal teknis server dan update.
Kesimpulan
Menjadi editor jurnal ilmiah memang tidak mudah, tetapi dengan memahami dan menghindari lima kesalahan di atas, Anda bisa menjalankan tugas sebagai editor dengan lebih percaya diri dan profesional. Ingatlah bahwa kualitas jurnal ilmiah sangat bergantung pada konsistensi editor dalam mengelola setiap naskah.
Mulailah dari hal-hal kecil: pelajari workflow OJS, lengkapi metadata, buat kebijakan editorial, kelola reviewer dengan baik, dan jangan lupa backup data secara rutin. Dengan langkah-langkah sederhana ini, jurnal Anda akan semakin siap menuju akreditasi dan pengakuan yang lebih luas.
Ingatlah bahwa menjadi editor jurnal adalah perjalanan pembelajaran yang berkelanjutan. Setiap naskah yang Anda kelola adalah kesempatan untuk meningkatkan kualitas jurnal. Dengan menghindari kelima kesalahan di atas, Anda sudah selangkah lebih maju dibandingkan banyak editor jurnal lainnya di Indonesia.
Tinggalkan Balasan