Pengelolaan jurnal ilmiah tidak hanya ditentukan oleh kualitas naskah, tampilan website, atau kelengkapan menu OJS. Ada satu hal sederhana yang sering menentukan lancar tidaknya proses editorial: komunikasi redaksi. Pesan yang jelas kepada penulis dan reviewer dapat mengurangi salah paham, mempercepat tindak lanjut, dan membuat jurnal terlihat lebih profesional.
Dalam praktik sehari-hari, redaksi sering mengirim pesan untuk banyak kebutuhan: meminta revisi format, mengingatkan kelengkapan metadata, mengundang reviewer, menyampaikan hasil review, atau menjelaskan keputusan editorial. Jika pesan ditulis terlalu singkat, penulis bisa bingung. Jika terlalu panjang tanpa struktur, reviewer juga dapat melewatkan informasi penting. Karena itu, komunikasi redaksi perlu dibuat ringkas, sopan, dan mudah ditindaklanjuti.
Mengapa komunikasi redaksi perlu diperhatikan?
Bagi penulis, pesan dari jurnal adalah bagian dari pengalaman publikasi. Penulis yang mendapat arahan jelas biasanya lebih mudah memperbaiki naskah, mengikuti gaya selingkung, dan memahami tahapan yang sedang berjalan. Sebaliknya, pesan yang tidak spesifik dapat membuat penulis berulang kali bertanya atau mengirim revisi yang belum sesuai.
Bagi reviewer, undangan dan pengingat yang baik membantu mereka menilai apakah naskah sesuai bidang keahlian, berapa lama waktu yang tersedia, dan apa yang diharapkan dari proses review. Komunikasi yang rapi juga menunjukkan bahwa redaksi menghargai waktu reviewer. Topik ini berkaitan erat dengan etika mengundang reviewer, yang pernah dibahas dalam artikel Etika Mengundang Reviewer di OJS agar Proses Review Lebih Lancar.
Prinsip sederhana menulis pesan redaksi
Pesan redaksi tidak harus kaku. Namun, ada beberapa prinsip yang sebaiknya dijaga. Pertama, tuliskan tujuan pesan sejak awal. Misalnya, “Kami meminta Bapak/Ibu memperbaiki format daftar pustaka” atau “Kami mengundang Bapak/Ibu sebagai reviewer untuk naskah berikut.” Kalimat pembuka seperti ini membantu penerima memahami maksud pesan tanpa harus menebak.
Kedua, gunakan bahasa yang sopan tetapi tidak bertele-tele. Hindari kalimat yang terlalu menyalahkan, terutama saat menyampaikan kekurangan naskah. Redaksi dapat menulis, “Mohon menyesuaikan kembali sitasi dengan template jurnal” daripada “Naskah tidak mengikuti aturan.” Nada yang baik membuat komunikasi tetap profesional, terutama ketika pesan berisi koreksi.
Ketiga, berikan daftar tindakan yang jelas. Jika penulis harus memperbaiki abstrak, metadata, template, dan daftar pustaka, tuliskan dalam poin-poin. Format seperti ini lebih mudah dibaca dibanding satu paragraf panjang. Prinsip yang sama juga berguna saat jurnal sedang menegakkan gaya selingkung jurnal ilmiah.
Komunikasi untuk penulis: jelas, terukur, dan tidak membingungkan
Pesan kepada penulis sebaiknya memuat tiga unsur utama: apa yang perlu diperbaiki, bagaimana cara memperbaikinya, dan kapan batas tindak lanjutnya. Contohnya, jika metadata belum lengkap, redaksi dapat menyebutkan bagian yang perlu diperbaiki seperti afiliasi, kata kunci, atau referensi. Jika naskah belum menggunakan template, sertakan tautan template atau halaman panduan.
Untuk keputusan editorial, redaksi juga perlu berhati-hati. Istilah seperti “revisi minor”, “revisi mayor”, atau “ditolak” sebaiknya disertai penjelasan yang wajar. Bila memungkinkan, arahkan penulis membaca komentar reviewer dan menyiapkan dokumen tanggapan. Dengan begitu, penulis tidak hanya mengetahui keputusan, tetapi juga memahami langkah berikutnya.
Komunikasi untuk reviewer: menghargai waktu dan keahlian
Undangan reviewer sebaiknya mencantumkan judul naskah, abstrak singkat atau ruang lingkup, batas waktu review, serta cara menerima atau menolak undangan. Jika menggunakan OJS, pastikan tautan dan instruksi login tidak membingungkan. Reviewer yang mendapat informasi cukup akan lebih mudah mengambil keputusan sejak awal.
Pengingat kepada reviewer juga perlu ditulis dengan bijak. Hindari kesan mendesak secara berlebihan. Redaksi dapat menulis pengingat singkat, menyampaikan apresiasi, lalu menyebutkan kembali tenggat yang disepakati. Sikap ini selaras dengan praktik editorial yang menjaga hubungan baik antara jurnal dan mitra bestari.
Manfaat template pesan redaksi
Agar komunikasi lebih konsisten, redaksi dapat menyiapkan template pesan untuk kebutuhan yang paling sering muncul. Misalnya template undangan reviewer, permintaan revisi format, pemberitahuan hasil review, pengingat revisi, dan ucapan terima kasih setelah review selesai. Template bukan berarti semua pesan menjadi kaku. Redaksi tetap dapat menyesuaikan isi pesan sesuai kasus naskah.
Template juga membantu redaksi baru memahami standar komunikasi jurnal. Jika jurnal memiliki kebijakan editorial yang sudah terdokumentasi, isi pesan akan lebih mudah diselaraskan dengan aturan tersebut. Pembahasan terkait dapat dilihat pada artikel Kebijakan Editorial Jurnal Ilmiah.
Peran website jurnal dan OJS
Komunikasi yang baik akan lebih kuat jika didukung website jurnal yang rapi. Halaman fokus dan ruang lingkup, panduan penulis, template, biaya publikasi, etika publikasi, serta kontak redaksi sebaiknya mudah ditemukan. Ketika informasi dasar sudah tersedia di website, pesan redaksi tidak perlu menjelaskan semuanya dari awal. Redaksi cukup mengarahkan penulis ke halaman yang relevan.
OJS juga menyediakan beberapa fitur email dan notifikasi yang dapat dimanfaatkan. Namun, redaksi tetap perlu meninjau kembali isi pesannya. Jangan sampai template bawaan dibiarkan terlalu umum atau bercampur bahasa yang tidak sesuai dengan karakter jurnal. Panduan praktik baik publikasi juga dapat dirujuk dari lembaga seperti Committee on Publication Ethics (COPE) untuk menjaga komunikasi tetap etis dan profesional.
Penutup
Komunikasi redaksi adalah bagian penting dari mutu layanan jurnal ilmiah. Pesan yang jelas, sopan, dan terstruktur membantu penulis memahami revisi, membantu reviewer menjalankan tugas, dan membantu redaksi menjaga alur penerbitan tetap tertib. Mulailah dari hal sederhana: susun beberapa template pesan, gunakan poin-poin tindakan, dan pastikan setiap pesan memiliki tujuan yang mudah dipahami.
Jika jurnal ingin terlihat lebih profesional, perbaikan komunikasi dapat berjalan bersama penataan website, pembaruan panduan penulis, dan penguatan alur editorial. Dengan langkah kecil yang konsisten, pengelolaan jurnal akan terasa lebih ringan dan pengalaman publikasi menjadi lebih baik bagi semua pihak.
Tinggalkan Balasan