Setiap jurnal kampus punya masa jabatan. Ketua redaksi menyelesaikan studi, sekretaris pindah tugas, editor pelaksana mendapat amanah baru. Di banyak jurnal, momen pergantian inilah titik paling rawan. Bukan karena pengurus baru kurang mampu, melainkan karena hampir semua pengetahuan tentang cara jurnal itu bekerja tersimpan rapi di kepala orang-orang yang baru saja pergi.
Akibatnya terasa perlahan. Naskah yang biasanya dijawab dalam sepekan jadi menggantung berbulan-bulan. Reviewer yang dulu bersedia membantu tidak lagi merespons surel karena tidak mengenal pengurus yang baru. Penulis yang sudah terbiasa mendapat kabar jelas mulai mencari jurnal lain. Mutu jurnal memang tidak runtuh sekali jadi, tetapi ia menurun melalui kebiasaan kecil yang hilang satu per satu.
Regenerasi pengelola jurnal jarang dibicarakan karena terasa bukan pekerjaan mendesak. Padahal, keberlanjutan jurnal sangat ditentukan oleh seberapa baik pengetahuan editorial diwariskan, bukan oleh seberapa panjang daftar nama di halaman dewan redaksi.
Mengapa Mutu Jurnal Mudah Bergantung pada Segelintir Orang
Di banyak jurnal, alur kerja tidak pernah benar-benar dituliskan. Ia tumbuh dari kebiasaan: siapa yang biasa mengecek kelengkapan berkas, siapa yang biasa menenangkan penulis yang cemas, siapa yang tahu reviewer mana yang cocok untuk topik tertentu. Pertanyaan seperti “ini nanti ditanyakan ke siapa?” menjadi mekanisme kerja sehari-hari.
Cara kerja seperti ini efisien selama orang-orangnya masih ada. Masalahnya, ia tidak punya cadangan. Ketika satu orang sibuk, sakit, atau meninggalkan jurnal, tidak ada yang bisa mengambil alih tanpa mengulang kesalahan yang sama. Jurnal yang bergantung pada satu figur biasanya juga kehilangan arah ketika figur itu tidak lagi berada di tempatnya.
Apa yang Biasanya Hilang Saat Pengurus Berganti
Pengalaman banyak redaksi menunjukkan hal-hal berikut paling sering hilang lebih dulu:
- Daftar reviewer beserta bidang keahlian, rekam jejak, dan kesediaannya membantu.
- Catatan keputusan yang sulit, termasuk alasan sebuah naskah diterima, diminta revisi, atau ditolak.
- Kalender naskah: kapan sebuah artikel masuk, kapan keputusan dijanjikan, dan kapan terbitan harus ditutup.
- Riwayat korespondensi dengan penulis, terutama janji-janji yang sudah disampaikan.
- Pemahaman tentang siapa menghubungi apa, sehingga pertanyaan sederhana dari penulis pun tidak terjawab cepat.
- Kebiasaan menjaga mutu, seperti penyaringan awal naskah sebelum dikirim ke reviewer.
Hilangnya hal-hal ini biasanya baru terasa ketika tenggat terbitan mendekat. Saat itu, waktu untuk menyusun ulang semuanya dari awal menjadi sangat sempit.
Yang Perlu Diwariskan: Kebiasaan Kerja, Bukan Hanya Berkas
Regenerasi yang sehat tidak menuntut dokumen tebal. Yang diperlukan justru catatan sederhana yang benar-benar dibaca dan diperbarui. Beberapa di antaranya:
- Catatan alur kerja satu sampai dua halaman: dari naskah masuk, penyaringan awal, penunjukan reviewer, keputusan editorial, hingga tahap penerbitan.
- Kalender redaksi bersama yang memuat jadwal terbitan, tenggat keputusan, dan waktu rapat rutin.
- Pedoman penulisan yang tertulis, agar keputusan tentang format tidak diperdebatkan ulang setiap kali ada naskah baru.
- Daftar reviewer yang diperbarui berkala, lengkap dengan kapan terakhir kali mereka dilibatkan.
- Catatan ringkas keputusan editorial yang tidak biasa, supaya pengurus berikutnya tidak perlu menebak alasan kebijakan yang sudah diambil.
Perjalanan sebuah naskah yang dipahami bersama membuat setiap anggota tim tahu di mana posisinya. Ketika alur itu terdokumentasi, pengurus baru bisa bekerja dalam hitungan hari, bukan bulan. Penjelasan lengkap mengenai tahapan yang dilalui naskah dapat dibaca pada artikel perjalanan naskah di jurnal ilmiah.
Melibatkan Generasi Berikutnya Sejak Dini
Regenerasi tidak dimulai pada hari serah terima jabatan, melainkan jauh sebelumnya. Jurnal yang sehat biasanya memberi ruang bagi anggota muda, misalnya mahasiswa atau asisten redaksi, untuk menangani pekerjaan nyata: menjawab pertanyaan penulis, memeriksa kelengkapan berkas, atau menyusun rekap status naskah.
Rotasi ringan juga membantu. Jika setiap orang memahami setidaknya dua pekerjaan, jurnal tidak akan kelimpungan ketika satu posisi kosong. Calon editor dapat diajak mengikuti rapat redaksi sebagai pengamat sebelum benar-benar memegang tanggung jawab. Cara ini bukan hanya menjaga kesinambungan, tetapi juga memberi mahasiswa pengalaman berharga tentang cara kerja publikasi ilmiah di kampus. Uraian lebih luas mengenai hal ini tersedia pada artikel membangun ekosistem publikasi ilmiah di kampus.
Menjaga Hubungan dengan Reviewer dan Penulis Lintas Kepengurusan
Reviewer dan penulis biasanya setia kepada jurnal, bukan kepada seseorang. Karena itu, hubungan baik perlu dilembagakan, bukan sekadar diandalkan pada kedekatan personal. Ucapan terima kasih, kabar tentang hasil akhir naskah, dan penjelasan yang jelas saat sebuah naskah ditolak adalah hal-hal kecil yang menentukan apakah seseorang mau membantu lagi tahun depan.
Etika semacam ini berlaku sama bagi setiap kepengurusan. Prinsip penilaian yang adil, menjaga kerahasiaan naskah, dan menghargai waktu reviewer diuraikan lebih rinci pada artikel etika reviewer jurnal. Sebagai rujukan praktik publikasi yang etis, pengelola jurnal juga dapat merujuk panduan yang diterbitkan Committee on Publication Ethics di publicationethics.org.
Tanda Jurnal Anda Siap Menghadapi Pergantian Pengurus
Tanpa perlu sistem yang rumit, kesiapan regenerasi bisa dikenali dari beberapa tanda sederhana:
- Ada catatan alur kerja yang bisa dipahami orang baru dalam waktu sehari.
- Ada kalender terbit yang diketahui seluruh anggota tim, bukan hanya ketua redaksi.
- Ada daftar reviewer aktif yang diperbarui setiap semester.
- Ada arsip keputusan dan korespondensi penting yang bisa diakses pengurus berikutnya.
- Setiap peran memiliki pendamping, bukan hanya pemegang jabatan.
- Penulis tetap menerima kabar yang jelas meskipun editor yang menangani naskahnya berganti.
Jika sebagian besar tanda di atas belum ada, jurnal sebenarnya sedang menumpuk risiko. Kabar baiknya, sebagian besar perbaikan bisa dimulai dari kebiasaan kecil: mencatat, membagikan, dan melibatkan orang lain dalam pekerjaan yang selama ini dipegang sendiri.
Regenerasi sebagai Investasi Mutu
Jurnal yang rapi dalam mengelola pengetahuan internalnya lebih tahan terhadap pergantian pengurus. Ketepatan waktu terbit lebih terjaga, penulis lebih percaya, dan jumlah naskah yang masuk cenderung tumbuh karena reputasi layanan yang konsisten. Pada akhirnya, jejak pengelolaan semacam inilah yang juga dilihat ketika jurnal dinilai untuk keperluan akreditasi maupun indeksasi.
Regenerasi bukan acara serah terima setahun sekali. Ia adalah kebiasaan berbagi pengetahuan sepanjang tahun: setiap keputusan dicatat, setiap peran punya pendamping, dan setiap orang baru punya jalan masuk yang jelas. Dengan begitu, jurnal tidak perlu memulai dari nol setiap kali ada yang menyelesaikan studinya.