Setelah melewati proses review yang panjang, naskah jurnal ilmiah akhirnya dinyatakan “accept with revisions” atau bahkan langsung diterima. Namun, sebelum naskah tersebut resmi terbit, masih ada satu tahapan penting yang sering kali kurang mendapat perhatian: copyediting atau penyuntingan naskah. Tahap ini adalah jembatan antara naskah yang sudah direview dan versi final yang siap dibaca publik.
Banyak editor jurnal pemula yang menganggap copyediting hanya soal ejaan dan tanda baca. Padahal, di platform seperti Open Journal Systems (OJS), copyediting adalah tahapan terstruktur dengan alur kerja (workflow) yang jelas. Artikel ini akan membahas apa itu copyediting di OJS, mengapa penting, dan bagaimana editor bisa mengelolanya secara efisien.
Apa Itu Copyediting dalam Alur Kerja OJS?
Dalam OJS, setelah naskah selesai melalui tahap review dan penulis menyerahkan revisi akhir, naskah tersebut masuk ke tahap Copyediting. Di sinilah editor bagian penyuntingan (copyeditor) akan membaca naskah secara keseluruhan untuk memastikan:
- Bahasa dan gaya penulisan konsisten sesuai gaya selingkung jurnal.
- Tidak ada kesalahan ejaan, tanda baca, atau tata bahasa yang mengganggu keterbacaan.
- Struktur artikel rapi: judul, abstrak, pendahuluan, metode, hasil, pembahasan, dan kesimpulan tersusun baik.
- Semua referensi ditulis dengan format yang seragam.
- Tabel, gambar, dan lampiran jelas, lengkap dengan keterangan.
Bila perlu, silakan lihat panduan gaya selingkung jurnal ilmiah untuk memahami standar penulisan yang umum digunakan di jurnal Indonesia.
Tiga Tahap Copyediting di OJS
OJS membagi proses copyediting menjadi tiga sub-tahap yang saling terhubung. Memahami ketiganya akan membantu editor mengelola alur kerja dengan lebih tertib.
1. Copyediting Tahap Awal (Initial Copyedit)
Copyeditor pertama kali menerima naskah dan melakukan penyuntingan awal. Hasil suntingan bisa langsung diunggah ke OJS sebagai file copyedited. Di tahap ini, copyeditor juga bisa meninggalkan catatan untuk penulis atau editor utama melalui fitur discussion bawaan OJS.
2. Author Copyedit
Setelah copyeditor selesai, penulis mendapat kesempatan untuk meninjau dan menyetujui perubahan yang dibuat. Penulis dapat menerima suntingan, menolak sebagian, atau memberikan klarifikasi. Ini penting untuk menjaga akurasi substansi ilmiah naskah tetap sesuai kehendak penulis.
3. Final Copyedit
Tahap terakhir adalah pemeriksaan akhir oleh copyeditor untuk memastikan semua perubahan sudah terintegrasi dengan baik. Setelah ini, naskah siap masuk ke tahap Production untuk diubah ke format publikasi (PDF, HTML, atau XML).
Jika jurnal Anda menggunakan OJS, pastikan alur triase naskah sudah berjalan dengan baik sebelum naskah masuk ke tahap copyediting. Triase yang rapi akan membuat proses copyediting lebih lancar.
Mengapa Copyediting Sering Terlewat?
Berdasarkan pengalaman di banyak jurnal kampus di Indonesia, tahap copyediting sering kali dilompati atau digabung begitu saja dengan produksi. Beberapa alasannya:
- Keterbatasan personel: Tidak semua jurnal memiliki copyeditor khusus; editor pelaksana merangkap semuanya.
- Anggapan remeh: Copyediting dianggap kurang penting dibanding review ilmiah.
- Tekanan waktu: Mengejar jadwal terbit membuat redaksi memotong tahapan yang “dianggap tidak terlalu krusial.”
Padahal, copyediting yang baik justru bisa mempercepat proses produksi karena naskah yang masuk ke tahap layout sudah dalam kondisi rapi. Editor tidak perlu bolak-balik memperbaiki format di menit-menit akhir.
Tips Praktis Mengelola Copyediting di OJS
Berikut beberapa tips yang bisa langsung diterapkan oleh editor jurnal:
- Buat pedoman copyediting internal. Buatlah daftar periksa (checklist) sederhana yang selalu digunakan copyeditor. Mulai dari konsistensi istilah, penggunaan singkatan, hingga format angka dan tabel. Pedoman ini bisa merujuk pada kebijakan editorial jurnal yang sudah ada.
- Manfaatkan fitur Discussion di OJS. Daripada bolak-balik email, gunakan Copyediting Discussion yang tersedia di OJS. Semua riwayat komunikasi antara copyeditor, penulis, dan editor utama tersimpan rapi per naskah.
- Gunakan alat bantu. Grammar checker seperti LanguageTool atau fitur bawaan Microsoft Word bisa membantu mendeteksi kesalahan dasar. Namun, jangan sepenuhnya bergantung pada alat otomatis—pemahaman konteks akademik tetap perlu dari manusia.
- Kirim naskah hasil copyedit ke penulis tepat waktu. OJS memungkinkan pengaturan notifikasi otomatis. Pastikan pengaturan email jurnal sudah aktif agar penulis tidak telat merespons.
- Catat waktu setiap tahap. Data berapa lama rata-rata copyediting berlangsung bisa menjadi masukan untuk kalender editorial jurnal dan evaluasi berkala redaksi.
Copyediting dan Kualitas Jurnal
Jurnal yang terindeks di akreditasi nasional (SINTA, ARJUNA) atau internasional seperti DOAJ dinilai juga dari aspek tata kelola editorialnya. Copyediting yang terdokumentasi dengan baik di OJS menjadi bukti bahwa jurnal Anda memiliki alur kerja editorial yang profesional. Ini adalah salah satu poin yang diperiksa saat proses evaluasi profil jurnal oleh asesor akreditasi.
Di sisi lain, bagi penulis, jurnal yang menerapkan copyediting dengan baik memberikan kesan bahwa redaksi benar-benar merawat kualitas naskahnya. Hal ini dapat meningkatkan loyalitas penulis untuk kembali mengirimkan naskah di edisi-edisi berikutnya.
Kesimpulan
Copyediting bukanlah sekadar langkah formalitas dalam alur OJS. Ia adalah investasi mutu yang membuat perbedaan antara jurnal yang sekadar terbit dan jurnal yang benar-benar enak dibaca. Dengan memahami alur tiga tahap copyediting di OJS dan menerapkan tips praktis di atas, redaksi jurnal dapat menghasilkan naskah yang lebih rapi, meminimalkan revisi di tahap produksi, dan pada akhirnya mempercepat waktu terbit setiap edisi.
Jika jurnal Anda membutuhkan tema OJS yang profesional atau pendampingan pengelolaan jurnal, Sangu Ilmu menyediakan layanan tema OJS premium dan konsultasi tata kelola jurnal. Silakan hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.
Semoga bermanfaat dan selamat menyunting!
Tinggalkan Balasan