Jurnal ilmiah yang sehat tidak hanya bergantung pada platform OJS, jumlah reviewer, atau tampilan website. Di balik itu semua, ada satu hal yang sering menentukan kelancaran penerbitan: kesiapan tim redaksi untuk bekerja dengan pola yang sama. Karena itu, orientasi editor baru perlu diperlakukan sebagai bagian penting dari manajemen jurnal, bukan sekadar perkenalan singkat di grup WhatsApp.
Dalam banyak jurnal kampus, pergantian editor terjadi karena rotasi tugas, kesibukan dosen, perubahan struktur pengelola, atau kebutuhan menambah tenaga editorial. Jika editor baru langsung diminta menangani naskah tanpa panduan yang jelas, risiko miskomunikasi akan lebih besar. Ada naskah yang terlalu lama menunggu keputusan awal, pesan kepada penulis tidak seragam, reviewer diundang tanpa konteks yang cukup, atau keputusan editorial tidak terdokumentasi dengan baik.
Mengapa Orientasi Editor Baru Penting?
Orientasi editor baru membantu redaksi menjaga konsistensi layanan kepada penulis dan reviewer. Editor yang memahami alur jurnal sejak awal akan lebih mudah membedakan mana naskah yang siap diproses, mana yang perlu dikembalikan untuk perbaikan teknis, dan mana yang tidak sesuai dengan fokus jurnal. Proses ini juga membantu mengurangi ketergantungan pada satu orang yang selama ini “paling tahu semua hal”.
Di sisi lain, orientasi yang baik membuat editor baru merasa lebih percaya diri. Mereka tidak perlu menebak-nebak cara menulis pesan kepada penulis, kapan mengundang reviewer, atau bagaimana membaca catatan hasil review. Semua dasar kerja sudah tersedia dalam bentuk SOP ringkas yang mudah diikuti.
Isi SOP Ringkas untuk Editor Baru
SOP orientasi tidak harus panjang. Justru, dokumen yang terlalu tebal sering tidak dibaca. Redaksi dapat menyiapkan panduan 3–5 halaman yang berisi hal-hal paling sering dibutuhkan dalam pekerjaan harian editor. Minimal, SOP tersebut memuat alur penerimaan naskah, pemeriksaan awal, penugasan editor bagian, pemilihan reviewer, komunikasi dengan penulis, keputusan editorial, dan arsip dokumen penting.
Bagian pertama dapat menjelaskan identitas jurnal: fokus dan ruang lingkup, jenis artikel yang diterima, bahasa naskah, gaya selingkung, serta kebijakan etika publikasi. Bagian ini penting agar editor baru tidak hanya menjalankan tombol-tombol di OJS, tetapi juga memahami karakter jurnal.
Bagian berikutnya dapat berisi alur kerja editorial. Misalnya, setelah naskah masuk, editor melakukan pemeriksaan awal terhadap kelengkapan file, kesesuaian template, metadata, pernyataan orisinalitas, dan kesesuaian topik. Jika redaksi ingin memperkuat tahap awal ini, pembaca juga dapat melihat pembahasan tentang triase naskah jurnal sebagai pegangan praktis.
Buat Template Pesan agar Komunikasi Lebih Konsisten
Editor baru sering kesulitan bukan karena tidak memahami substansi, tetapi karena belum terbiasa menulis pesan resmi kepada penulis dan reviewer. Untuk itu, redaksi sebaiknya menyediakan beberapa template pesan. Misalnya pesan pengembalian naskah karena template belum sesuai, pesan undangan reviewer, pengingat review, permintaan revisi, penerimaan, dan penolakan yang tetap sopan.
Template bukan berarti komunikasi menjadi kaku. Template justru membantu redaksi menjaga nada bahasa agar tetap profesional. Editor tetap dapat menyesuaikan isi pesan sesuai kasus, tetapi struktur dasarnya sudah tersedia. Ini sejalan dengan pentingnya kebijakan editorial jurnal ilmiah yang konsisten dan mudah dipahami oleh tim.
Kenalkan Cara Memilih dan Mengelola Reviewer
Salah satu tugas editor yang paling sensitif adalah mengelola reviewer. Editor baru perlu memahami bahwa pemilihan reviewer tidak hanya berdasarkan kedekatan personal, tetapi juga kesesuaian bidang, rekam jejak, ketersediaan waktu, dan potensi konflik kepentingan. Jelaskan pula bagaimana cara mengirim undangan yang jelas, kapan perlu mengirim pengingat, dan kapan reviewer perlu diganti karena tidak merespons.
Jika jurnal memiliki rubrik atau format komentar review, editor baru perlu diperkenalkan pada standar tersebut. Tujuannya agar masukan reviewer lebih membantu penulis memperbaiki naskah, bukan sekadar memberi catatan singkat yang sulit ditindaklanjuti. Pembaca dapat membaca juga artikel tentang rubrik review jurnal ilmiah untuk memperkuat bagian ini.
Latihan dengan Satu atau Dua Kasus Nyata
Orientasi akan lebih efektif jika tidak hanya berupa penjelasan. Redaksi dapat memberikan satu atau dua contoh kasus nyata yang sudah disamarkan. Misalnya naskah yang tidak sesuai scope, naskah yang perlu perbaikan metadata, atau hasil review yang saling bertentangan. Ajak editor baru membaca kasus tersebut, lalu diskusikan keputusan apa yang paling tepat.
Latihan sederhana ini membantu editor baru memahami cara berpikir redaksi. Mereka belajar bahwa keputusan editorial bukan hanya soal cepat atau lambat, tetapi juga soal keadilan, transparansi, dan mutu terbitan. Jika dilakukan secara berkala, latihan kasus juga dapat menjadi sarana penyegaran untuk editor lama.
Dokumentasikan Akses dan Batas Kewenangan
Dalam pengelolaan jurnal berbasis OJS, hak akses perlu ditata dengan rapi. Editor baru sebaiknya diberi akses sesuai perannya, bukan akses penuh tanpa kebutuhan yang jelas. Jelaskan siapa yang boleh mengubah pengaturan jurnal, siapa yang menangani naskah, siapa yang mengunggah galley, dan siapa yang menerbitkan issue. Pembagian peran ini membantu mencegah kesalahan teknis dan menjaga keamanan pengelolaan jurnal.
Redaksi juga dapat menyimpan daftar kontak penting, akun resmi, lokasi penyimpanan template, serta arsip keputusan editorial di tempat yang mudah ditemukan oleh tim. Dengan demikian, ketika ada pergantian pengurus, proses adaptasi tidak harus dimulai dari nol.
Peran Website Jurnal yang Rapi
Orientasi editor baru akan lebih mudah jika website jurnal juga tertata. Informasi fokus dan ruang lingkup, panduan penulis, template, biaya publikasi jika ada, etika publikasi, serta kontak redaksi sebaiknya mudah ditemukan. Website yang rapi membantu editor bekerja lebih konsisten karena rujukan utamanya jelas.
Untuk pengelola yang ingin memperbaiki tampilan dan struktur jurnal berbasis OJS, Sangu Ilmu menyediakan berbagai pembahasan seputar pengelolaan OJS dan jurnal ilmiah. Jika membutuhkan pendampingan teknis yang lebih terarah, halaman jasa pembuatan website jurnal OJS juga dapat menjadi pintu awal untuk berdiskusi.
Penutup
Orientasi editor baru bukan kegiatan seremonial. Ia adalah investasi kecil yang dapat mengurangi kebingungan, mempercepat alur editorial, dan menjaga mutu layanan jurnal. Dengan SOP ringkas, template komunikasi, latihan kasus, serta pembagian akses yang jelas, redaksi dapat bekerja lebih stabil meskipun terjadi pergantian pengelola.
Jurnal yang baik tidak hanya terlihat profesional dari luar, tetapi juga memiliki alur kerja internal yang mudah diwariskan. Semakin mudah sebuah proses dipahami oleh anggota baru, semakin kuat pula fondasi manajemen jurnal dalam jangka panjang.
Tinggalkan Balasan