Setiap pengelola jurnal mengenal momen ini: jumlah naskah yang masuk terus bertambah, sementara tenaga reviewer terbatas dan bekerja sukarela. Kenyataannya, tidak semua naskah layak dibawa ke tahap review. Sebagian berada di luar ruang lingkup jurnal, sebagian belum lengkap—seperti yang sering muncul pada kesalahan umum yang membuat naskah dikembalikan, dan sebagian lain memang belum siap dinilai secara substansi.
Di titik inilah penolakan di meja editor—yang sering disebut desk reject—memegang peran penting. Keputusan tersebut bukan bentuk ketidakramahan, melainkan cara jurnal menjaga waktu reviewer, menjaga mutu terbitan, dan memberi penulis jawaban lebih cepat. Masalahnya, penolakan awal yang dilakukan tanpa rambu bisa terasa sewenang-wenang dan justru merusak kepercayaan penulis. Berikut pembahasan kapan keputusan itu sebaiknya diambil, apa yang perlu dihindari, dan bagaimana menyampaikannya dengan layak.
Apa Itu Desk Reject dan Mengapa Jurnal Memerlukannya
Desk reject adalah keputusan editor menolak naskah sebelum dikirim ke reviewer. Keputusan ini biasanya diambil pada tahap pemeriksaan awal, saat editor menilai apakah naskah sesuai ruang lingkup, memenuhi syarat administratif, dan cukup kuat untuk dinilai lebih jauh.
Ada tiga alasan mengapa mekanisme ini penting. Pertama, waktu reviewer adalah sumber daya terbatas. Mengirim naskah yang jelas di luar bidang kajian hanya menghabiskan kesediaan mereka—padahal reviewer yang lelah cenderung menolak permintaan berikutnya. Kedua, penulis berhak mendapat jawaban cepat. Menahan naskah yang tidak mungkin diterima selama berbulan-bulan adalah bentuk ketidakadilan yang paling sering dikeluhkan penulis. Ketiga, keputusan awal yang konsisten menjaga mutu terbitan sekaligus memperjelas identitas jurnal di mata pembaca dan calon penulis.
Alasan yang Wajar untuk Menolak Naskah di Awal
Penolakan awal sebaiknya selalu berpijak pada naskah, bukan pada penulisnya. Beberapa alasan berikut umumnya dianggap sah:
- Di luar ruang lingkup. Topik naskah tidak termasuk bidang yang dijanjikan jurnal dalam aims and scope.
- Belum memenuhi syarat administratif. Naskah dikirim tanpa bagian wajib, tanpa pernyataan penulis, atau tidak menyertakan dokumen pendukung yang diminta.
- Tidak mengikuti gaya selingkung. Format, struktur, atau cara pengutipan menyimpang jauh dari pedoman penulis, sehingga menyulitkan penilaian substansi.
- Mutu dasar belum memadai. Tulisan sulit dipahami, argumentasi tidak runtut, atau data tidak disajikan dengan jelas sehingga tidak dapat dinilai secara bermakna.
- Indikasi pelanggaran etika. Ada tanda pengiriman ganda, duplikasi, plagiarisme, atau pencantuman penulis yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.
- Bukan jenis artikel yang diterima. Misalnya jurnal hanya menerima hasil penelitian, sedangkan naskah yang masuk berupa catatan pendapat tanpa dasar data.
Jika naskah dikembalikan karena alasan teknis seperti kelengkapan berkas, pertimbangkan apakah penulis masih diberi kesempatan memperbaiki dalam batas waktu singkat sebelum keputusan penolakan diambil. Kebijakan ini perlu ditulis, bukan diputuskan sambil jalan.
Alasan yang Sebaiknya Tidak Dipakai
Yang membuat penolakan awal bermasalah biasanya bukan keputusannya, melainkan dasar yang dipakai. Beberapa hal berikut sebaiknya dihindari: menolak karena asal institusi atau nama penulis, menolak karena tema dianggap kurang populer, menahan naskah untuk mengisi kuota terbitan tertentu, atau menolak naskah yang terasa menantang dan berpotensi mengundang perdebatan.
Halus tapi penting: keputusan yang tampak subjektif akan cepat terasa oleh penulis berpengalaman. Karena itu, jurnal yang sehat selalu menyediakan jalur kedua. Bila satu editor ragu, mintalah pendapat editor lain sebelum naskah ditolak. Satu naskah yang salah ditolak di depan akan lebih mahal harganya dibanding beberapa hari tambahan untuk berpikir.
Empat Kebiasaan agar Penolakan Awal Tetap Adil
Keadilan dalam penolakan awal tidak muncul dari niat baik semata, tetapi dari kebiasaan yang dijalankan konsisten:
- Kriteria tertulis. Jurnal memiliki daftar periksa pemeriksaan awal yang jelas dan dapat dibaca penulis.
- Keputusan berdua. Naskah yang meragukan dibaca oleh setidaknya dua orang editor sebelum diputuskan.
- Batas waktu yang disepakati. Pemeriksaan awal diselesaikan dalam hitungan hari, bukan minggu, agar penulis cepat tahu arah nasib naskahnya.
- Jejak keputusan. Alasan penolakan dicatat dan diarsipkan, sehingga bisa dievaluasi ketika suatu saat dipertanyakan.
Kebiasaan itu juga bermanfaat saat jurnal menghadapi pergantian pengurus, dan paling mudah dijalankan bila redaksi punya pegangan kebijakan editorial yang konsisten. Kriteria dan catatan yang tertulis membuat mutu keputusan tidak bergantung pada siapa yang sedang menjabat. Ketika alur kerja sudah terbiasa dijalankan, seluruh anggota redaksi akan lebih mudah menjaga konsistensi keputusan.
Menyampaikan Keputusan: Nada dan Isi Pesan
Cara menyampaikan penolakan hampir sama pentingnya dengan keputusan itu sendiri, terutama karena keputusan awal biasanya disampaikan lewat surel singkat. Pesan yang baik memiliki tiga unsur: alasan yang spesifik, kalimat yang tidak merendahkan, dan arahan yang berguna. Prinsip-prinsip yang dirumuskan lembaga seperti COPE (Committee on Publication Ethics) dapat menjadi rujukan ketika jurnal menyusun panduan keputusan editorial. Hindari kalimat seperti “naskah ini jelas tidak bermutu”; gunakan kalimat yang menjelaskan letak ketidaksesuaiannya.
Sertakan juga kemungkinan langkah berikutnya. Bila naskah tidak sesuai ruang lingkup, arahkan penulis ke jurnal yang lebih tepat—situs Think. Check. Submit. bisa dipakai sebagai rujukan praktis bagi penulis dalam memilih jurnal. Bila masalahnya kelengkapan atau format, sampaikan bagian mana yang perlu diperbaiki. Nada yang sopan bukan berarti keputusan menjadi kabur—penulis tetap harus memahami bahwa naskah tidak dilanjutkan.
Agar pesan tetap konsisten dan tidak bergantung pada suasana hati pengirim, banyak redaksi menyiapkan templat balasan untuk setiap jenis keputusan, sejalan dengan prinsip etika menolak naskah yang profesional dan berempati. Templat ini juga memudahkan anggota redaksi baru mengambil alih tugas korespondensi tanpa mengubah gaya komunikasi jurnal.
Kapan Naskah Sebaiknya Dilanjutkan ke Review
Kebalikan dari kebiasaan menolak terlalu cepat adalah menolak karena terlalu cepat menilai. Bila naskah berada dalam ruang lingkup, lengkap secara administratif, dan hanya membutuhkan penilaian substansi—biasanya sudah terlihat pada alur naskah setelah dikirim—keputusan yang lebih baik adalah mengirimkannya ke reviewer. Keraguan tentang mutu sebaiknya diuji lewat review, bukan lewat prasangka.
Praktik yang lazim digunakan adalah menyisakan kesempatan bagi naskah yang berada di wilayah abu-abu. Misalnya, editor memutuskan sendiri untuk naskah yang jelas di luar jangkauan, dan mengirim ke review untuk naskah yang dinilai masih mungkin berkembang. Dengan begitu, penolakan awal berfungsi sebagai penyaring, bukan sebagai pintu yang menutup terlalu cepat.
Checklist Singkat untuk Redaksi
Bagian ini bisa dijadikan bahan diskusi rapat redaksi sebelum dijadikan kebijakan resmi:
- Apakah ruang lingkup jurnal sudah dinyatakan cukup spesifik di situs dan pedoman penulis?
- Apakah pemeriksaan awal memiliki daftar periksa tertulis yang dapat diakses penulis?
- Siapa yang berwenang memutuskan penolakan awal, dan apakah keputusan meragukan selalu dibaca dua orang?
- Berapa target waktu maksimal dari naskah masuk hingga keputusan awal? Bandingkan dengan target waktu editorial yang realistis.
- Apakah templat surel untuk setiap jenis keputusan sudah disiapkan dan selaras?
- Apakah alasan penolakan dicatat sebagai arsip yang bisa ditinjau kembali?
- Apakah ada jalur banding yang wajar bagi penulis yang keberatan?
Penutup
Penolakan di meja editor bukan tanda jurnal menutup diri, melainkan tanda jurnal tahu apa yang dicarinya. Ketika kriteria jelas, keputusan dibagi bersama, dan komunikasinya dijaga, penulis yang naskahnya ditolak pun tetap membawa kesan baik tentang jurnal tersebut. Sebaliknya, penolakan yang tergesa-gesa atau tanpa alasan akan lebih lama diingat daripada penerimaan itu sendiri.
Pada akhirnya, mutu keputusan editorial bertumpu pada tata kelola yang rapi: kebijakan yang tertulis, alur kerja yang konsisten, dan penyajian informasi yang jelas bagi penulis maupun reviewer. Bagi pengelola jurnal yang ingin menata alur editorial sekaligus memperbaiki tampilan situs jurnalnya, Sangu Ilmu menyediakan layanan pembuatan dan kustomisasi website jurnal OJS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan redaksi.